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製造業におけるOCR（光学式文字認識）の活用は、効率化や精度向上、コスト削減などさまざまなメリットをもたらします。以下に、製造業におけるOCRの活用例をいくつか挙げてみます。

  

書類管理とデータ入力の自動化

製造業では多くの書類や資料が発生しますが、OCRを活用することでこれらの書類をスキャンし、テキストデータに変換することが可能です。これにより、手作業でのデータ入力作業を大幅に削減し、効率化を図ることができます。

製品ラベルやバーコードの読み取り

製造業では製品や部品にラベルやバーコードが付与されています。OCRを使用することで、これらの情報を自動的に読み取り、在庫管理や品質管理などの業務を効率化します。

工場の生産データの取得

工場での生産ラインや機械の稼働状況、製品の生産数などのデータを収集する際にもOCRを活用できます。センサーデータや画像データから情報を抽出し、リアルタイムでの生産管理を支援しています。

品質管理と検査の支援

製造業では製品の品質管理や検査が重要ですが、OCRを使用して製品の仕様書や検査データを読み取り、自動的に品質チェックや検査作業を行うことが可能になってきています。

契約書や請求書の処理

製造業には契約書や請求書などの書類が多くありますが、OCRを活用することでこれらの書類の情報を抽出し、契約内容の確認や請求書の処理を効率化します。

これらの活用例により、製造業では生産管理、品質管理、資料管理などの業務が効率化され、人的ミスの削減や作業時間の短縮、コスト削減などの効果が期待できます。

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自治体のデジタル・トランスフォーメーション（DX）推進において、OCR（Optical Character Recognition）は重要な役割を果たすと考えます。OCRは、自治体の業務プロセスを効率化し、市民サービスの向上に貢献する様々な方法で活用されています。

以下は、自治体のDX推進におけるOCRの役割と活用例です。

  

文書デジタル化とデータ抽出

自治体が保有する大量の紙文書をデジタル化し、OCRを使用して文書内のテキスト情報を抽出することができます。これにより、公文書や重要な書類のアーカイブが容易になり、データ検索やアクセスが向上します。

行政サービスのオンライン化

市民が行政サービスを利用する際、OCRを活用して必要な書類のスキャンや画像からの情報抽出を行います。例えば、許認可申請や税金の支払いなどのオンライン手続きをスムーズに行うための支援となります。

データ入力の自動化と精度向上

自治体の業務において、OCRを用いて手書きの文書やフォームからデータを読み取り、データ入力を自動化することができます。これにより、入力ミスの削減や効率化が実現され、業務の精度が向上します。

情報公開とアクセシビリティの向上

オープンデータや自治体の公共文書をOCRによってデジタル化し、オンラインでの閲覧や検索が可能になります。市民が簡単に情報にアクセスできるため、透明性とアクセシビリティが向上します。

効率的な行政運営とデータ分析

政府機関や自治体内で収集された大量のデータをOCRによって処理し、分析に活用することで、意思決定のためのデータドリブンアプローチが強化されます。 

自治体のDX推進において、OCRは効率性の向上や情報のデジタル化、市民サービスの拡充に寄与する有力なツールとして活用されます。自治体がOCRを組み込んだデジタル戦略を採用することで、行政の効率化や市民へのサービス提供が向上し、市民参加を促進することが期待されます。

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技術開発や製造現場だけでなく、近年ChatGPTをはじめとした生成AIでも話題になっているAI技術。
AI技術は様々な現場での活躍が期待されていますが、その1つとして活用されているAI-OCRは、ペーパーレスや効率化を実現するサービスとして、近年非常に話題となっているツールです。
本稿では、AI-OCRの基本的な紹介から、効率化をより大きくするためのRPAとの連携方法などについて、事例をふまえながらご紹介させていただきます。

AI-OCRとは~普及背景や特徴的な機能~

AI-OCRは、手書き帳票をはじめとした書類に記載されている文字を読み取り、データ化するツールです。
近年、働き方改革などの後押しもあり、電子システム導入などをはじめとしたペーパーレス化促進が行われていますが、
・作業フロー変更による生産性の低下
・取引先からの反発
など、紙の運用をいきなりなくしてしまうことで、こういった問題を引き起こしてしまう現場が数多くあります。
しかし、AI-OCRを使うことで、紙は使いつつも、ペーパーレス化を促進することができるため、従来通りのフローで仕事を行い、より生産性を高めることが可能です。

OCRとの違い

従来のOCRとの違いですが、一番は読み取り精度です。
OCRでは読み取ることができなかった複雑な手書き文字なども、AI技術を駆使することで、人間に近い判断を伴った作業を行うことができるため、そういった文字を読み取ることが可能です。
また、それに加え、AIがもつ学習機能により、今まで読み取ることができなかった文字も、修正したものを学習させることで、次同じ文字を読み取った時には読み取ることが可能となり、日々読み取り精度を向上させることが可能です。

RPAとの連携で何ができる？

AI-OCRを使用することで、ペーパーレスや業務効率化を実現することができますが、RPAと連携することで更なる効率化を行うことが可能です。

RPAとは

RPAとはRobotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略で、ロボットを使用してPC作業を自動化するツールです。
近年の人口減少や日本が元々抱えている労働生産性を補うために作られ、特にPC作業を行うホワイトワーカーを対象に導入が進められています。

オフィスワークの自動化が可能に

RPAの特長として、自動化範囲の広さと構築のしやすさにあります。
まず1つ目の自動化範囲について、Officeソフトやブラウザ操作をはじめとした、PC作業の全てを自動化することが可能です。
そして2つ目の構築のしやすさについて、特殊なプログラミング言語などを使用せず、ブロックを組み合わせていくような感覚で、簡単に作ることが可能です。
例として、Excel VBAは自動化範囲がExcelに限られ、プログラミング知識が必要など、用途や使用者が限られていましたが、RPAではそういった制限なく、誰でも簡単に自動化をすることが可能です。

AI-OCRとRPAの連携事例

ここからは、実際にあったAI-OCRとRPAの連携事例を3つご紹介させていただきます。
皆さまの業務にもあてはまる、または近いものがあると思いますので、是非参考にしてください。

【日本化学産業様】FAX受注内容の登録業務効率化例

受発注業務において、取引先からきた注文書の内容を社内システムに手入力する作業などを日々されている方も多いと思います。
このような作業は、手間と時間がかかるだけでなく、人的ミスも発生しやすいです。確認・修正作業も考慮すると非常に面倒な作業です。
薬品事業や建材事業など2つの事業の柱を持つ日本化学産業株式会社様は、日々FAX注文の処理業務における負荷が課題となっていました。毎月1,500枚もの注文書内容の登録作業を手入力で行っていたのです。
こういった課題を解決するべく、性能や料金プランなどから「Tegaki」の導入が有効だと考え、取引先からきた注文書内容をTegakiでデータ化、その後RPAを使うことで、データ化した内容をシステムに自動入力することができるようになりました。
導入を行ったことで入力ミスによる手戻りが削減でき、今後さらに業務への使用範囲を拡大する予定です。

【日本化学産業様】導入事例

【放課後NPOアフタースクール様】口座振替依頼書のシステム入力作業効率化例

日本全国の子どもたちに豊かな放課後を届けるために、学校施設や企業・行政と連携した次世代育成に取り組む放課後NPOアフタースクール様は、口座振替依頼書内容のシステムデータ入力に非常に多くの時間を割いていました。
具体的には、2千件ほどを4カ月で入力する必要があったのですが、リソース不足から新しく人を雇い入れることで対応していました。しかし、入力ミス発生などによって金融機関から差し戻ってくる、といったことが頻発していました。
そういった経緯もあり、「Tegaki」とRPA製品を組み合わせ、振替依頼書をデータ化してシステム入力業務を自動化したところ、今まで1件当たり5分程度かかっていたものが、1分程度まで短縮できるようになりました。
今後は、請求書処理や支払依頼処理など定型業務が多い経理業務で活用予定です。

【放課後NPOアフタースクール様】導入事例

【日本クレアス税理士法人 大阪本部様】仕訳業務の効率化例

日本クレアス大阪本部は医療・福祉に特化した会計事務所です。
通帳コピーなどの月次の資料をお預かりして試算表を仕上げるまでの一連の業務に、月に50〜60時間、内勤の記帳担当部門はもっと多くの時間を仕訳にかけていました。
そういった経緯もあり、数年前から立ち上がっている「業務の改善プロジェクト」の一環として、通帳OCRの導入を始めることになりSmartReadをAI OCRエンジンとして採用している通帳特化のAI OCR「AISpectSR」を導入することになりました。
AISpectSRで通帳を読み取ると、Excel上で数字の不一致を視覚的に示してくれるため、間違いを探す作業などが省け、記帳業務の効率が約30%向上することができました。
今後は手書きの現金出納帳や納税予測などにも展開の幅を拡げ、納税予測の作成をRPAで自動化することにもトライする予定です。

【日本クレアス税理士法人 大阪本部様】導入事例

AI-OCRを使うなら、SmartReadがおすすめ

ここまでご覧になって、AI-OCRを使ってみたい！と思われた方は、SmartReadがおすすめです。
高い文字認識精度はもちろん、ユーザー管理や細かい権限設定も行うことができるため、
よりセキュアな運用が可能となります。
ま外部システムとのAPI連携も柔軟に行うことができるため、RPAと連携し、SmartReadの後続処理をスムーズに行うこともできますので、大きな効率化を実現することも可能です。
価格も一番安いプランは月額30,000円~と非常にリーズナブルな価格体系になっていますので、
初心者の方でも安心して導入いただけることも魅力の一つです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
AI-OCRを使用することで、様々な場面で無理なくペーパーレス化が実現できるだけでなく、RPAを使用することで、システム入力などをはじめとした後続処理も自動化できるため、より大きな効率化を生むことがお分かりいただけたと思います。
ただ、いきなりすべてを導入し一気に進めていくのが不安な方は、まずはAI-OCRを使用し、今使っている紙書類のデータ化を始めることをおすすめします。
是非トライしてみてください。

この記事の著者

AI-OCR/RPAコンサルタント RoboWriter

RPAコンサルティング会社のRPAコンサルタントとして、AI-OCR/RPAの導入支援導入実績多数 。

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AI OCRとOCRの違いとは？この記事では、その疑問に答えます。

OCRは手書きや印刷された文字をデジタルテキストに変換する技術ですが、従来の定型帳票や書類に対応しています。一方、AI OCRはAI技術を活用し、さらに高い精度と対応範囲の広さを実現しています。具体的な内容としては以下のとおりです。

●OCRは定型化された文書に対応
●AI OCRは非定型文書にも対応

本記事では、OCRとAI OCRの違いをポイントを絞って解説します。企業が業務で求める効率と精度によって、OCRとAI OCRの選択が分かれます。現在OCRにすべきか、AI OCRにすべきか迷われている方はご参考にしてください。

OCRとは？

OCRは書類や画像にある手書きや、印刷された文字をデジタルデータに変換する技術です。この技術により、データ入力作業が効率化され、業務の負担が軽減されます。

以前は紙の書類を手作業で入力する必要があり、時間がかかりミスも発生しやすかったですが、OCRの導入により、データ入力作業が自動化され、業務効率が大幅に向上しています。

特に業務で扱う書類や帳票が多い企業では、OCR技術の活用が重要です。効率的な作業ができるだけでなく、紙の書類をデジタルデータ化するため、取り扱いや管理が容易になります。書類を扱う市役所や官公庁においては、住民への支援サービスの向上にもつながります。

AI OCRとは？

AI OCRは人工知能を活用した文字認識技術です。従来のOCR技術に比べ、AI OCRは学習機能を持っているため、文字認識の精度が向上します。これにより、様々なフォーマットの書類や手書き文字でも認識が可能で、データ入力作業の効率向上やミスの削減が期待できます。

AI OCRの導入により、さまざまな業務でのデータ処理が効率化され、企業の業務負担が大幅に軽減されます。また、人間には判読が難しい文字認識が可能な点もAI OCRならではのメリットです。

OCRとAI OCRの相違点を解説

AI OCRとOCRの違いを利用者の利点面から解説します。

AI OCRは手書きだけではなく様々なタイプの文字にも対応

AI OCRは手書き文字や様々なタイプの文字でも認識できることが利点です。OCRは主に印刷文字を認識する技術ですが、AI OCRは機械学習を活用して、手書き文字や様々な形状・サイズのフォントも認識できます。

AI OCRは非定型文書でも高い精度で抽出

AI OCRは高い精度でデータ抽出が可能です。従来のOCRでは特定のフォーマットに対応した定型文書を処理することが主でしたが、AI OCRは非定型文書でも複数の項目を抽出できる能力を持っています。

学習機能を持つAI OCRは認識精度が向上する

AI OCRは学習機能により精度が向上するという利点もあります。AI OCRはデータを学習することにより、認識精度が向上します。AI OCRはOCRの進化版とも言える技術であることがわかります。

結論：OCRとAI OCRどちらがいい？

結論として、OCRとAI OCRを比較した場合、AI OCRの方が優れていると言えます。その理由は、手書き文字や様々なタイプの文字でも認識、高い精度でのデータ抽出、学習機能による精度向上など、利用者にとって大きなメリットがあるからです。

OCRとAI OCRのいずれかの導入を検討されている方には、AI OCRを推奨します。AI OCRを導入することで、業務効率の向上やデータ処理の正確性が期待できます。ぜひ、AI OCRの活用を検討してみてください。

AI OCRをご検討中なら「SmartRead」を

AI OCRをご検討中の方へオススメしたいのが株式会社Cogent Labsが提供する「SmartRead（スマートリード）」です。

次世代AI OCRに分類されるSmartReadは、従来のAI OCRの範疇を超えて、様々な種類・レイアウトの書類を自動で判別・分類し、高い精度で文書の内容を読み取ることができます。これにより、文書の仕分けからデータ入力業務にかかる時間やコストの大幅削減を実現します。

活字はもちろん、手書きの文字でも高い精度で読み取れることも特長で、初心者でも直感的に操作ができるUI/UXも高い評価を得ています。すぐに使えるクラウド版だけでなく、より安全性の高い環境で使えるオンプレミス版も提供されています。  

この記事の著者

ニックス66

企業のIT面に詳しいエンジニア。SIer勤務で日々顧客の課題を解決しながら、副業でITライティングも。

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私たちの日常生活の様々なものにおいてデジタル化が進んでいますが、ビジネスの世界でもデジタル化の波が一気に押し寄せています。

時代の流れもありますが、ターニングポイントとなったのはやはり新型コロナウイルスの感染拡大でしょう。企業はこれまでのビジネスモデルや業務プロセスの変革を求められ、デジタル化はあらゆる企業が取り組むべきテーマとなっています。

本記事では、そもそもデジタル化とは？という基本から、今取り組むべき理由、何から始めれば良いのか、などを順を追ってご紹介していきます。

「デジタル化」の意味

「デジタル化」を端的に説明すると、情報や業務プロセスをアナログからデジタルに変換することを意味しますが、日本語の「デジタル化」という言葉には、英語の「digitization（デジタイゼーション）」と「digitalization（デジタライゼーション）」の2つの意味が含まれています。1文字しか違わないこの2つの言葉ですが、その意味することは大きく異なります。それぞれを正しく理解しておくことで、デジタル化という言葉に対する理解がより深まるでしょう。

デジタイゼーション（digitization）とは？

「デジタイゼーション」とは、アナログ状態の情報やデータをデジタル形式に変換することです。例えば、紙に印刷された写真をスキャンして画像データ化したり、紙のレポートをスキャンしてPDFデータにすることがこれに該当します。つまり、情報やデータの中身そのものは変わっておらず、単純にその形態がアナログからデジタルに変わることを意味します。

デジタイゼーションによって情報やデータの検索性が高まったり、プロセスを自動化できるといったメリットがありますが、それを活用してさらに何かを最適化したり、改善したりすることまでは求められません。

デジタライゼーション（digitalization）とは？

一方「デジタライゼーション」は、デジタイゼーションから一歩先に進み、デジタル情報技術を活用して、既存ビジネスにおける業務プロセスを改めて見直し、再考することを指します。単に情報をデジタルに変換するだけでなく、それを活用して業務プロセスを効率化したり、生産性を向上させたり、より良い意思決定を行うことがデジタライゼーションなのです。

「デジタル化」の意味を理解した上で取り組もう

より分かりやすくするために、具体例も含めて下の表のように整理してみました。これを見れば、デジタイゼーションとデジタライゼーションの違いは一目瞭然でしょう。

デジタイゼーション
digitization
デジタライゼーション
digitalization
定義）
データや書類、プロセスなどをアナログからデジタルに変換すること		 定義）
デジタル技術を活用してビジネス上の様々なプロセスを変革すること
例）

  • （紙の）写真をスキャンしてデジタル画像を作成する
  • 紙のレポートをOCR処理し、サーチャブルPDFを作成する
  • 講演を撮影して動画コンテンツを作成する
 例）

  • AI OCRとRPAを活用し、FAXで受信した注文書の内容を自動的に業務システムに取り組み、受注業務プロセスを効率化するとともに受注状況をリアルタイムで管理する
  • オンライン営業ツールを活用して営業活動を効率化し、より多くの見込み顧客データを収集して戦略立案に活用する

以上のように、デジタル化という言葉はデジタイゼーションとデジタライゼーションという2つの意味を含むため、「デジタル化を推進しよう」という掛け声だけでは人や企業によって解釈が異なり、足並みが揃わなくなってしまいます。自社の状況や課題、デジタル化の目的をしっかり整理した上で、取り組むべき施策を明確にし、優先順位をつけて進めていくことが重要です。

なお、DX（デジタルトランスフォーメーション）は、デジタライゼーションからさらに進み、デジタル技術を使ってビジネスそのものを再構築したり、新たなビジネスモデルを生み出すことを意味します。DXについてはまた別の記事で詳しくご紹介したいと思います。

今こそ、デジタル化が求められている理由

「デジタル化」の意味をご理解いただけかと思いますが、ではなぜ今ここまでデジタル化への関心が集まっているのでしょうか？続いては、企業がデジタル化を求められる主な理由を解説します。

ウィズコロナ（ポストコロナ）社会に対応するため

新型コロナウイルス感染拡大時、人々は行動を制限され、企業もリモートワークへの対応を迫られました。コロナとの付き合い方がわかってきた現在は、以前の事業活動や働き方に戻りつつありますが、リモートワークという働き方は今後も続いていくと考えられます。

またこのグローバル時代に、新たなパンデミックがいつまた起こるか誰にも予測できません。

そのため、企業はリモートワークでも滞りなく業務が遂行されるよう、デジタル環境の整備が求められています。紙の書類をデジタル化して自宅からでもアクセスできるようにしたり、ペーパーレスを推進したり、あるいはチャットシステムやオンライン営業ツールのようなコミュニケーションツールの導入も必要です。

業務効率化を図ることで労働力不足という課題を解消するため

日本社会は少子高齢化を背景に、労働人口の減少という大きな社会課題を抱えています。企業は今後ますます人材確保が難しくなると予想されるため、十分ではない人員でも事業が安定運営できる体制を整える必要性が高まっています。

そこで取り組むべきなのが、デジタル化（デジタライゼーション）による業務効率化です。社内の様々な業務プロセスをデジタル化することで、そこにかかる人員工数を削減したり、業務スピードを向上させることができます。

生産性を向上させ、デジタル社会における競争力を高めるため

企業が競争市場で生き抜いていくためには、それまでのやり方に囚われず、環境変化に合わせて柔軟に適応していくことが不可欠です。あらゆるものがデジタル化するこれからの時代、デジタルをうまく活用して事業を進化させたり、新たな販路を開拓するなど、新たな価値を生み出すことができない企業はあっという間に取り残されてしまうでしょう。

ここから始めよう！デジタル化への道

デジタル化に取り組む必要性を理解したところで、一体どこから手を付けるべきなのでしょうか？企業によって状況は様々なため、答えは一つではありませんが、経済産業省による｢DXレポート2」では、DXの加速に向けて企業が直ちに取り組むべきアクションとして次の4つを挙げています。

① 業務環境のオンライン化
② 業務プロセスのデジタル化
③ 従業員の安全・健康管理のデジタル化
④ 顧客接点のデジタル化

上記それぞれにおいて、比較的始めやすい取り組みをいくつかご紹介します。

① 業務環境のオンライン化

リモートワークをはじめとする多様な働き方に対応するためにも、業務環境のオンライン化を進める必要があります。

最近では、勤怠管理ツールやチャットツール、オンライン会議システム、クラウドサーバーなど、様々なサービスが提供されており、これらを活用することで様々な業務をオンラインで遂行できるようになります。

② 業務プロセスのデジタル化

従来アナログで行ってきた様々な業務プロセスをデジタル化する方法としては、OCRを活用したデータ化、電子契約の導入、インターネットバンキング、RPA（ロボット）を使った自動化などが挙げられます。

OCRとは、紙に印刷された文字や、画像内の文字を読み取り、テキストデータ化する技術で、これまで人が紙を見ながらキーボードを使って手入力してきたプロセスを代替することができます。業務効率が大きく向上するだけでなく、OCRを使うことでその後の「デジタライゼーション」や「DX」を推進しやすくなります。

 ③ 従業員の安全・健康管理のデジタル化

従業員の安全や健康管理をデジタル化する方法として、DXレポートでは下記のような例が示されています。

• 活動量計等を用いた現場作業員の安全・健康管理
• 人流の可視化による安心・安全かつ効率的な労働環境の整備
• パルス調査ツールを用いた従業員の不調・異常の早期発見

④ 顧客接点のデジタル化

今では多くの消費者はオンラインショッピングを日常的に利用しており、企業はECサイトを立ち上げたり、ECプラットフォームに出店することで、新たな顧客獲得の機会を増やすことができます。

またBtoBビジネスにおいてもECの開設が増えてきています。従来の電話やFAXでの受発注から卒業してECに移行することで、受発注業務が効率化されるだけでなく、顧客の利便性も向上するでしょう。

デジタル化への第一歩に次世代AI OCR「SmartRead」

企業がデジタル化を進めるには従来の方法を変える必要があり、一定の時間やコストがかかりますし、これまでの方法に慣れ親しんだ従業員から反発を受ける可能性もあります。しかし、企業の存続・発展のためにデジタル化は避けては通れないと覚悟を決めて、できるところから一歩ずつでも進めていくことが重要です。

そのファーストステップとして、DXレポートの業務プロセスのデジタル化の1つ目にも挙げられている「OCRの活用」から始めてみてはいかがでしょうか？現在、各社から様々なOCRサービスが提供されていますが、おすすめなのが、高機能な上に誰にでも使いやすい次世代AI OCRサービス「SmartRead」です。

通常のOCR／AI OCRサービスの域を超え、AIが様々なタイプの文書の内容を自動で認識して仕分けから読み取り、任意の形式でのデータ出力まで一気通貫で任せることができます。手軽に使えるクラウドサービスのほか、セキュアな閉塞環境に導入できるオンプレミス型も提供されています。様々な文書に対応しているため、全社的なデジタル化を目指す上でも最適なサービスと言えます。ご興味をお持ちいただけましたらぜひお気軽にご相談ください。

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紙などに書かれた文字や、画像内やPDF内の文字を自動で認識してテキストデータ化する技術「OCR」。

OCR技術自体は古くから存在しますが、社会のデジタル化が進む近年、改めてその価値や有用性が注目されており、多くの企業や官公庁・自治体等で活用されています。

本記事では、OCRの基礎知識から活用メリット、事例、おすすめのツールまでまるっと解説していきます。

デジタル化の時代にニーズ高まる「OCR」技術

OCRとは「Optical Character Recognition」の略で、日本語では「光学文字認識」と訳されます。

具体的には、手書きの文字や印刷された活字をスキャナーやカメラなどで読み取って画像化し、その中から文字要素を認識して、テキストのデジタルデータへと変換する技術のことを指します。

OCR技術を用いて文字を読み取りデジタル化することを「OCRする」と表現する場合もあります。

ビジネスや生活の中で様々なもののデジタル化が進む昨今、書類や伝票、書籍など紙に物理的に記入／印刷されたアナログ情報をデータ化するニーズが増えていることから、OCRの需要が急速に高まっています。企業間でRPA（※）が普及し、文書のデータ化の需要が高まったこともOCRニーズの拡大を後押ししています。

（※RPAとは：Robotic Process Automationの略で、パソコン上で行う業務をロボットで自動化するテクノロジーのこと。パソコンやクラウド上で動くソフトウェアとして各社から提供されている）

OCRの基本的な仕組みは、1文字ずつ、その文字の構成要素（線や点）やその角度、フォントの特徴などから該当するデジタル文字を判別するというもので、従来のOCR技術でも活字であればある程度の精度で読み取ることが可能です。しかし、歪んだ活字や崩れた手書き文字の認識精度は決して高くないという課題もあります。

人工知能を活用することで認識精度が向上した「AI OCR」

人によって千差万別の手書き文字でも精度高く読み取れるようにしたのが、AI OCRです。

文字通り、AI（人工知能）とOCRを掛け合わせた技術のことで、OCRの基本的な仕組みは同じですが、AIのディープラーニング（深層学習）によって読み取り精度の大幅な向上を実現しました。

崩れた文字だけでなく、AIに”文脈”を理解・学習させることでより高い精度が期待できるという特長があり、AI OCRの普及が、OCRの実用的な活用をさらに推進しています。

OCR活用の主なメリット

ビジネスシーンにおいてOCRを活用するとどのようなメリットがあるのでしょうか？本記事では主だった4つをご紹介します。

1. データ入力業務にかかる時間とコストを削減　

1つ目のメリットは、データ化業務の作業時間やそれにかかる人的コストを削減できる点です。

OCR技術が普及する以前は、文書などのアナログデータをデジタル化するにはすべて人の手で入力する必要があり、そこには非常に多くの時間とコストがかかっていました。

さらに長時間にわたって人が手作業でデータ入力業務を行うと、集中力の低下によって誤入力や見落としなどのミスが発生しやすく、入力作業だけでなく確認や修正の時間も増えてしまうという課題もあります。

その点、OCRを活用すれば、事前の設定、書類のスキャニング、読み取ったデータの確認や修正といった工程だけで済むため、従来データ入力に要していた時間や人的コストを大幅に削減することができます。

もちろんOCRの文字認識精度は100%ではないため、最終工程で人間による確認作業は必須ですが、データ入力作業の大部分を削減できるというメリットは確かなものと言えるでしょう。

このようにデータ入力にかかる人的リソースを削減することで、繁忙期の残業を減らしたり、人が本来すべき業務に専念できるようになり、企業のコスト削減や生産性向上につながります。

2. 埋もれている情報をデータ化することで検索・活用が可能に

2つ目は、社内に埋もれている様々なアナログ情報をデジタル化することで、探したいデータを簡単に見つけ、事業に活用できる点です。

紙の書類で保管している場合、例えば100枚の書類の中から必要な情報を探し出すのにどれだけ多くの時間がかかるか想像に難くないでしょう。書類の保管場所を忘れたり、該当する書類がどれかわからない場合はその時間は何倍にも膨らみます。

あるいは書類をスキャンしてPDFで保管している場合も、その内容自体がテキストデータ化されていないと、ファイル名等のメタデータしか検索対象にならず、ファイルを1つずつ開いて内容を確認する手間が発生します。

しかしOCRを活用してデータ化すれば、パソコン等のデバイス上でデータを見つけやすく整理できたり、キーワード検索することもできるため、必要な書類や情報を瞬時に見つけることが可能になり、業務効率の向上とともに、事業へのデータ活用やDXが大きく推進されます。

3. 書類を保管するスペースを削減　

3つ目は、書類を保管するスペースを削減できる点です。

企業等が大量の書類を保管するには、当然のことながら物理的な保管スペースが必要であり、そこには相応のコストが発生します。

また事業運営を続ければ保管書類は必然的に増えていきます。定期的に優先度の低い書類を処分していても、いずれは保管スペースは足りなくなるでしょう。

書類をOCRによってデータ化すれば、段ボール1個分ほどの書類であったとしても、わずか数MBのデータとして保存ができてしまうため、わざわざ書類を保存するためのスペースを用意する必要がありませんし、上述のように検索性も飛躍的に向上します。

4. 書類の編集や加工、活用が可能に

そして4つ目のメリットは、文書の編集・加工・活用が可能になる点です。

OCRを活用すると、アナログだった情報を編集可能なテキストデータへと変換できるため、用途にあわせて市販のソフトウェア（WordやExcel等）で再編集・修正することができます。

書類の修正や似たような書類の複製が手軽にできるようになるほか、表計算ソフトを使えば瞬時にグラフを作ることなどもでき、データの利活用が推進されます。

業務効率化に成功したOCR導入事例

以上のように様々な活用メリットがあるOCRを実際に導入した企業や団体の事例を3つご紹介します。

事例①：AI OCRを活用し、繁忙期の業務負荷を軽減。リードタイムを1/3に削減

（株式会社鈴廣蒲鉾本店｜製造・販売）

小田原を拠点にかまぼこを中心とした食料品を製造・販売する鈴廣かまぼこは、店頭でお客様が記入した申込書の内容をパソコンに手入力し、また商品の種別に応じた伝票の仕分けも従業員自身が行っていました。繁忙期は1日1000件の注文を受けることもあり、深夜残業で対応せざるを得ないなど、業務上の大きな負担となっていました。

AI OCRの導入後は、データ入力作業や伝票の仕分け業務をAIに任せることで従業員の業務負担が大幅に軽減。それだけでなく、注文受注から配送までのリードタイムは最大1/3までに短縮され、お客様サービスの向上や、受注や出荷状況のリアルタイムでの可視化なども実現しています。

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事例②：手書き文字や準定型帳票にOCRを活用し、手入力時間の短縮と業務負担の軽減に成功

（朝日生命保険相互会社｜保険）

国内で2番目に長い歴史を持つ生命保険会社である朝日生命は、新規契約や保険金支払の業務において、手書き帳票からのデータ入力業務が大きな負担となっていました。

以前から手書き以外の帳票に関してはOCRを活用して業務効率化を図っていたものの、手書きの申込書は従来のOCRでは読み取りが難しかったため、依然としてデータの手入力に頼っており、誤入力を防ぐために数人でのチェック体制を設けていました。

AI OCR導入後は、申込書に記入されている手書きの文字や数字を正確に読み取れるようになったことで、データ入力業務に関する作業が効率化し、その後の査定結果判明までの時間短縮に繋がったことでお客様の満足度も向上したそうです。

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事例③：口座振替依頼書のデータ入力業務を自動化し、1枚あたりの処理時間を約1/5に削減

（特定非営利活動法人 放課後NPOアフタースクール｜NPO）

学校施設を活用し、地域と共に子どもを育てる「アフタースクール」を展開する同団体は、口座振替依頼書のシステムへのデータ入力業務が負担となっており、1枚あたりの処理時間は5分程度要するほか、人的リソースの確保に課題感を抱いていました。

AI OCR及びRPAサービスの導入後は、OCRの読み取り結果のダブルチェックも含めて2人で処理できるようになり、高い文字認識精度と自動化によって1枚あたりの処理時間を1分程度への削減に成功しました。

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無料／有料のOCRサービス

それでは最後に、無料・有料それぞれでオススメのOCRサービスを紹介します。

＜無料＞誰でも使える「Googleドライブ」

まずは無料でOCRを活用してみたい、という企業におすすめなのがGoogleドライブのOCR機能です。

身近なGoogleドライブでOCRを無料で使えることができることはご存じでしたか？

使い方は非常に簡単で、データ化したいPDFや画像のファイルをGoogleドライブにアップロードし、Googleドキュメントで開くというものです。

漢字の認識率も比較的高く、日本語の縦書きの文書にもある程度対応しています。

Googleドライブ ヘルプによると、以下の点に注意すると、OCRの認識精度を高めることができるようです。

（参照：Googleドライブ ヘルプ PDFや写真のファイルをテキストに変換する）

＜有料＞次世代AI OCR「SmartRead」

無料OCRは手軽に使えるというメリットがありますが、機能や精度の面でどうしても限界があります。そこで、より本格的にOCRを活用してみたい場合には、有料版のOCRサービスの利用が必要です。本記事でオススメしたいのが株式会社Cogent Labsが提供する「SmartRead（スマートリード）」です。

次世代AI OCRに分類されるSmartReadは、従来のAI OCRの範疇を超えて、様々な種類・レイアウトの書類を自動で判別・分類し、高い精度で文書の内容を読み取ることができます。これにより、文書の仕分けからデータ入力業務にかかる時間やコストの大幅削減を実現します。

活字はもちろん、手書きの文字でも高い精度で読み取れることも特長で、初心者でも直感的に操作ができるUI/UXも高い評価を得ています。すぐに使えるクラウド版だけでなく、より安全性の高い環境で使えるオンプレミス版も提供されています。

OCRを上手に活用して業務効率化やDXを推進！

経済産業省のDXレポートでは、OCRを活用した業務プロセスのデジタル化は企業が直ちに取り組むべきアクションとして位置付けられています。

労働力の確保が難しくなっている昨今、業務効率化や生産性向上は多くの企業にとって早急に取り組むべき課題となっています。また事業成長のためにはDXの推進も不可欠なテーマです。

ぜひOCRをうまく活用して、業務効率化やDXを推進していきましょう。

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社会のペーパーレス化が進む昨今ですが、一方でPDF等の文書データのやりとりは増加しており、PDFの内容をテキストデータ化できる「OCR」のニーズが高まっています。

例えば、リモートワークが普及したことなどをきっかけに電子書類のやりとりも近年増えていますが、捺印が必要な場合、捺印済の紙書類をスキャンして電子メール等で送るケースがまだまだ多く、そうしたデータはあくまで画像データであり、文書の内容をデジタルデータ化するためにはOCRが必要です。

本記事では、OCRの基本を解説するとともに、OCRを上手に活用していただくために、各社が提供している無料／有料のOCRサービスを利用する際のポイントをご紹介します。

そもそもOCRとは？基本をおさらい！

OCRとは「Optical Character Recognition」の略で、日本語では「光学文字認識」と訳されます。

手書きの文字や印刷された活字をスキャナーやカメラなどで読み取って画像化し、その中から文字要素を認識して、テキストのデジタルデータへと変換する技術のことを指します。

OCR技術を用いて文字を読み取りデジタル化することを「OCRする」と表現する場合もあります。

ビジネスや生活の中で様々なもののデジタル化が進む昨今、書類や伝票、書籍など紙に物理的に記入／印刷されたアナログ情報をデータ化するニーズが増えていることから、OCRの需要が急速に高まっています。企業間でRPA（※）が普及し、文書のデータ化の需要が高まったこともOCRニーズの拡大を後押ししています。

（※RPAとは：Robotic Process Automationの略で、パソコン上で行う業務をロボットで自動化するテクノロジーのこと。パソコンやクラウド上で動くソフトウェアとして各社から提供されている）

OCR活用には次のようなメリットがあります。

・データ入力業務にかかる時間とコストを削減
・埋もれている情報をデータ化することで検索・活用が可能に
・書類を保管するスペースを削減
・書類の編集や加工、活用が可能に

OCRについてもっと詳しく知りたい方はこちら

PDFからOCRでテキスト抽出するメリット

次に、OCRを使ってPDFからテキストデータを抽出するメリットについて解説します。

PDFを見ながらデータを手入力する必要がない

1つ目のメリットは、人手と時間を要するデータの入力業務を削減できる点です。

一般的なスキャン機能を使って文書をPDFデータ化した場合、全体が1枚の画像として保存されるため、テキスト情報だけを抜き出したりコピー＆ペーストすることができません。

そのため、文書内のテキスト情報をデータとして保存・活用した場合は、PDFを見ながら人の手によってひとつひとつ入力を行う必要があり、大変な手間がかかります。

OCRを活用すれば、事前の設定、書類のスキャニング、読み取ったデータの確認や修正といった工程だけで済むため、従来データ入力に要していた時間や人的コストを大幅に削減することができます。

サーチャブルPDFを作成でき、検索性が大幅に向上

2つ目は、PDF内の文字を検索できる「サーチャブルPDF」を作成できるという点です。（※この機能は一部の有料サービスに限ります）

スキャン画像のPDF文書の場合、ファイルを開いて中身をしっかり見ないと、どこにどのような内容が書かれているのか、どのようなデータが含まれているのか判断がつきません。

しかしOCRを活用すると、PDF内の文字を認識してPDF内にテキストデータが追加されるため、ワードなどの文章作成ツールで作成したファイルと同様に文書内のキーワード検索が可能になります。

FAX文書をOCR処理しサーチャブルPDFにすることで、文書内のテキストを検索可能に

 文書内の探したい箇所を瞬時に検索することができるようになるだけでなく、パソコンやGoogleドライブなどに保存した場合は文書内のテキストデータも検索対象となることから、情報の検索性が飛躍的に向上し、業務効率化やデータ活用推進に大きく貢献します。

無料で使えるでOCRツール

機能は限定的ですが、無料でPDFをOCR処理できるオンラインツールやソフトはたくさんあります。下記はその一部です。

・Google Drive
・PDF Candy（https://pdfcandy.com/jp/pdf-ocr.html）
・ONLINE OCR（https://www.onlineocr.net/ja/）

本記事では多くの方にとって馴染みのあるGoogl DriveのOCR機能について簡単にご紹介します。

使い方は非常に簡単で、データ化したいPDFや画像のファイルをGoogleドライブにアップロードし、Googleドキュメントで開くというものです。

漢字の認識率も比較的高く、日本語の縦書きの文書にもある程度対応しています。

Googleドライブ ヘルプによると、以下の点に注意すると、OCRの認識精度を高めることができるようです。

（参照：Googleドライブ ヘルプ PDFや写真のファイルをテキストに変換する）

無料ソフトの利用が向かないケースとは？

以上ご紹介した無料ソフトは、コストをかけずに手軽にOCRを使えるという利点がありますが、機能や精度には限界があるため、次に挙げるような場合は無料ソフトでは対応しきれないことも理解しておきましょう。

1. 手書き文字も含めて精度高く読み取りたい

Google Driveにおける手書き文字の読み取り精度は一定の評価を得ていますが、他の無料ソフトについては、手書き文字の読み取りは厳しいのが現状です。

お客様や取引先企業が手書きで記入した申し込み書や注文書などのPDFをOCRしたい場合は、手書き文字にも対応している有料のOCRサービスを利用したほうが良いでしょう。

2. 読み取る場所を指定したい

無料ソフトでは、PDFファイルの全体をOCRすることになります。ヘッダーやフッター、その他の不必要な文字要素もすべてテキスト化されてしまうため、その中から本当に必要なテキストだけ抽出するには相応の手間がかかります。

任意の場所のみOCRでテキスト抽出したい場合は、読み取りの細かな設定ができる有料サービスがおすすめです。

3. 大量の文書をOCRしたい

企業や団体でOCRを活用するシーンの多くでは、日々発生する大量の文書をデータ化したいというニーズがあります。

無料ソフトでは1ファイルごとにOCRを実行するのが基本であるため、文書ひとつずつ操作することになります。当然時間もかかりますし、操作性も決して高いとは言えません。

他方、有料サービスは大量の処理に対応しているため、企業が日常業務の中で一定ボリューム活用するのであれば、有料サービスを利用したほうが業務効率向上の効果は高いと言えるでしょう。

3. OCRしてデータをすぐに活用したい

無料OCRソフトから出力されるデータ形式はGoogleドキュメントやWordファイル、プレーンテキストなどで、テキストデータの羅列になっていることがほとんどです。データとしてきちんと整理されているわけではないため、そこから”使える”データにするには多くの時間を要します。

有料サービスでは、CSVやExcelなど整えられた状態で出力できるため、そこからのデータ加工やシステム等への取り込みもスムーズに行うことができます。

数枚程度の文書内の文字情報を単にテキストデータ化したい場合は無料ソフトでも足りるかもしれませんが、データとしてすぐに活用したい場合は有料サービスを活用するべきと言えるでしょう。

オススメの有料OCRサービス「SmartRead」

企業や団体で本格的にOCRを活用するなら、やはり有料サービスの利用が適切と言えるでしょう。そこでオススメしたいのが、株式会社Cogent Labsが提供する「SmartRead（スマートリード）」です。

SmartReadは、手書き文字や、傾いてスキャンされたPDFでも高い精度で読み取ることができ、もちろんサーチャブルPDFの作成にも対応しています。初心者でも直感的に操作ができるUI/UXも好評で、すぐに使えるクラウド版だけでなく、より安全性の高い環境で使えるオンプレミス版も提供されています。

さらに、”次世代AI OCR”に分類されるSmartReadでは、様々な種類・レイアウトのPDFを自動で判別・分類し、高い精度でPDFの内容を読み取ることができるため、文書の仕分けからデータ入力業務にかかる時間やコストの大幅削減を実現します。

PDFのOCRでデータ活用を推進しましょう

冒頭でも述べたように、PDF文書のやりとりが増える今、OCRを効果的に活用することで、業務効率化やデータ活用、DXの推進を目指すことができます。この機会にぜひ活用してみてはいかがでしょうか？