AI-OCRとRPA技術を掛け合わせた「BizRobo!×Tegaki」でバックオフィスの負担を軽減

東京都大田区に本社を置き、蒲田オフィス・日比谷オフィスをはじめ、全国に約40事業所を配備するアットホーム株式会社。1967年12月ヨコハマ物件配布センターとして創業した同社は従業員数1,500超の規模にまで成長した。現在は不動産業務総合支援サイト「ATBB」を介した不動産会社間情報流通サービス（BtoB）や不動産情報サイト「アットホーム」を介した消費者向け不動産情報サービス（BtoC）等を事業の柱に据えている。そんな同社の一部業務においてRPA製品「BizRobo!」が導入されたのは2017年のこと。さらには2020年からBizRobo!と連携するAI-OCR製品「Tegaki」（※）を導入し、活用は全社に拡がっている。

今回お話を伺った方
・顧客情報管理部 部長　倉品 実 氏
・顧客情報管理部 業務設計グループ グループ長補佐　山﨑 千晶 氏
・顧客情報管理部 顧客情報管理グループ グループ長　由肥 正己 氏
・顧客情報管理部 顧客情報管理グループ　穗積 言恵 氏

本記事は、RPAテクノロジー株式会社様(Tegakiパートナー)のWebサイトからの転載記事です。
出典：https://rpa-technologies.com/case/case44/

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

バックオフィス業務の負担軽減を目指してRPA導入を検討

顧客情報管理部が自らの現場課題を解決すべく、開発・管理を主導

不動産に関する総合的なサービスを提供するアットホーム株式会社。神奈川県横浜市中区に拠点を構える顧客情報管理部では、会員店から受領する各種提供サービスの申込書類を全国約40拠点の営業所より集約。サービス開始のための設定処理・お客様情報管理を行うバックオフィス業務を一手に引き受けている。

「一連の作業は社内の基幹システムを利用して行いますが、作業内容はサービスごとに多岐に渡り、スタッフの業務過多や繁忙期・閑散期の変動に対応するための人員確保が課題になっていました。また、手作業によって人為的ミスがたびたび発生していました」（同部 部長 倉品実氏）

かつて情報システム部に在籍していた倉品氏はこれらの課題を解決すべく、2016年末頃からRPAについて調査を開始し、2017年4月にBizRobo!を導入。倉品氏ら顧客情報管理部のメンバーが自らの現場課題を解決すべく、開発・管理を主導していくとの方針も固めた。

BizRobo!なら、現場レベルで使いこなせて管理も便利

社内サービス変革に成果を出し、社内表彰を獲得

当初の導入ツール検討においての決め手は「比較的柔軟性があり、かつ、現場でも使える操作難易度のツール」だった。

「プログラマーではないスタッフが主導していくことが大前提にあるため、我々のような現場レベルでも『使いこなせる』『管理できる』ツールが絶対条件。専門的なプログラミング言語などを用いた開発は難しいと考えていました。当時の比較検証で技術者視点が強いツール、あるいは管理面の統制に課題の残るツール等々がいくつか見つかるなか、BizRobo!は現場レベルで十分に使いこなしながら管理もできる——そんな敷居の低いツールであることに魅力を感じました」（倉品氏）

2017年当時はまだ“RPA”という言葉自体にあまり馴染みがなく、費用対効果も明確ではないことから、倉品氏は「経営層への説明に苦労した」と振り返るが、同年7月にさっそく稼働を始めた1号機によって3万会員分の大規模処理を短期間で乗り切り、同年12月の創業50年社員合同研修会では社内表彰を得た。倉品氏らがその後も試行錯誤を繰り返し、BizRobo!活用をさらにスケールしていった。

AI-OCRエンジンを搭載した「BizRobo!×Tegaki」を導入

ダブルチェックの手間が減り、精神的負担も軽減された

同社の取り組みでより顕著な成果を見せたのが、2020年3月から本格稼働している「BizRobo!×Tegaki」による施策である。

もともと代替させようとしていたバックオフィスの過大業務の1つが、営業部門が受領した紙媒体申込書の情報と、担当者が入力した受注登録システム画面の突合作業だった。当初は既存のデジタル複合機の付帯機能を使って簡易的なOCR読み取りをするなども試みたが、読み取りの精度が悪かったこともありBizRobo!と連携できるAI-OCR製品「Tegaki」を導入。現在はTegakiエンジンで生成されたOCR情報と受注登録システム画面をBizRobo!を使って自動突合できるようになった。

「突合には2体のロボットが稼働し、毎月平均700〜900枚を処理しています。特に稼働開始時には処理量が多く、2100枚もあったのですが、その処理にも対応できました。これまで必要だったダブルチェック、トリプルチェックの作業負担が軽減したのはもちろんですが、それ以上に作業員にかかる精神的負担の軽減が大きかったです」（同部 業務設計グループ グループ長補佐 山﨑千晶氏）

また、数あるAI-OCR技術の中で「Tegaki」を選択の決め手は、BizRobo!との相性の良さと、コスト観点から見た費用対効果の高さだったという。

80体ほどが定常稼働。時間削減効果は月間約400時間