「Tegaki」と「UiPath」を活用し、口座振替登録申請書の業務を自動化！処理時間を80%削減

株式会社Cogent Labsは、社会変革の担い手となる活動を後押しすべく、2020年よりパートナーであるUiPath株式会社と共同で非営利団体の業務効率化を無償支援する活動を行なっています。その活動の第一弾として、学校施設を活用し地域と共に子どもを育てる「アフタースクール」を展開する特定非営利活動法人「放課後NPOアフタースクール」様をご支援し、紙帳票にまつわる業務の自動化を実現しました。
今回は、RPAツール「UiPath」とAI OCRサービス「Tegaki」（※）の導入を主導した同法人の栗林様と林下様に、導入背景や効果についてお伺いしました。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

放課後NPOアフタースクールについて

まずはじめに、放課後NPOアフタースクールの活動内容について紹介いただけますか？

特定非営利活動法人 放課後NPOアフタースクール 栗林様（左）林下様（右）

日本の小学生の放課後を楽しくかつ豊かな時間にするということを目標に活動しています。主に首都圏中心に放課後の小学校施設を活用し、子供たちが安心・安全で多様な体験活動を行える「アフタースクール」を開校し、モデルを展開しています。また様々な企業・行政と連携して次世代である子どもたちの育成に取り組むため、それぞれの強みと想いを掛け合わせたオリジナルのプログラムを企画し、全国各地の子どもたちへ届けています。

現在はどのような業務を担当されてますか？

団体全体の法人運営を行う事務局に在籍しています。その中で、ICTを活用して組織の中の仕組みを作っていったり、3〜4名のチームで日々の社内システムの運用をしたりといったことを行っています。社内システムとしては、2017年時点では共通インフラなどはなく、Excelで管理するといったような状況でした。3年ほどかけて、業務システムはほとんどクラウドに移行していきました。

導入の背景について

RPAやAI OCRの導入前は、どのような課題がありましたか？

口座振替依頼書の処理作業において、昨年書類の内容を自動入力するためのシステムを新しく作り、導入しました。そのシステムに対して、何千にも及ぶ口座振替依頼書のうち、2千件ほどを12月から3月頃までに手作業で入力する必要がありました。そのために新しく人を雇い入れたり、ボランティアでお願いしたり、事務局の人間が空き時間にサポートしたりといった状況で、人的リソースが割かれていました。また紙から手入力を行うということで、ミスも多く、その内容をチェックしていても見落とすことがあり、そのまま金融機関まで情報がいってしまい、さしもどってくるということも頻発しておりました。

運用について

このような課題に対して、どのように「Tegaki」および「UiPath」をご活用されていますか？

口座振替依頼書を複合機でスキャン後、そのデータを「Tegaki」で読み取り、読み取り結果のデータを「UiPath」を使ってSalesforceへ入力および採番し、口座振替用のサイトに入力しています。

実際にお使いになってみて、「Tegaki」および「UiPath」の使い勝手はどうでしたか？

「Tegaki」では、帳票を読み込むと帳票が画面全体で表示されます。またAI-OCRで読み取ったテキストは、上記のように読み取る対象のテキストのすぐ上に表示されるため、目検する際にとても迅速に行え、時間短縮につながっています。

「Tegaki」読み取り結果確認画面のイメージ

「UiPath」では、覚えることは確かに多いものの、一旦覚えてしまえば変数の設定方法や自動化など手軽に作成できると感じています。コードを書く必要がなく、部品をドラッグ＆ドロップすることで作成できるのがわかりやすく使いやすいです。

導入効果について

「Tegaki」および「UiPath」を活用いただいて、どのような効果がありましたか？

人数面では、ダブルチェック用人員を含めても2人で対応できるようになりました。また30件ほどのデータを一度に読み込んでも、それまでは1件あたり5分程度かかっていたものが1分程度で処理できるようになったので、合計30分以内ですべての作業を完了することができています。また「Tegaki」の識字能力がとても高いので、読み取り結果を修正する必要があまりないというのも大きいです。

業務自動化に向けた支援の様子
左：UiPath株式会社 ソリューション本部 隈元氏　右：株式会社Cogent Labs アライアンス営業部 岩瀬

口座振替依頼書の処理時間が短くなり、ミスが減少したことで、従来は内容不備等で保護者に依頼書を戻すといったことがほとんど発生しなくなりました。

今後について

今後のTegaki及びUiPathご活用の展望をお伺いできますでしょうか？

口座振替依頼書以外にも、全国の学童等の放課後の子供たちの居場所に様々なプログラムを届けているのですが、そのプログラムの実施後行うアンケートのデータ化にも依頼書と同じように人手がかかっていました。このアンケートをデータ化する際にも、すでに「Tegaki」を使い始めていて、スキャナーでアンケートを読み取り、データ化し保存しています。このようなアンケートやプログラム応募用紙等の紙書類の入力作業が軽減されたことがメリットとして一番大きいと感じています。放課後運営事業者のIT化は低予算で運営していることもありまだまだ発展途上にあるので、FAXや紙のやりとりも多く、様々な申込用紙にも活用できるのではないかと考えています。中長期で考えると「UiPath」と「Tegaki」を使って、一番多いFaxで来る申込用紙を読み取り、Salesforceに自動で入力することにも展開できると感じています。

また長期的には、経理の作業などは請求書や支払い依頼など定型業務が多いので、自動化したいと考えています。ただ、RPAやAI OCRを活用する前に、まずは既存の業務フローの整理などからはじめる必要があると考えています。

Cogent LabsとUiPath様とで今後他のNPO法人様をご支援していきたいと考えておりますが、他のNPO法人様になにかメッセージをお願いいたします。

業務で紙の書類を扱うことが多い場合は、RPAやAI OCRなどのソリューションを積極的に使い、自動化するのが一番だと思います。
またプロボノでご支援いただく際には、本業がある中でご支援いただくため、もう少しサポートしてほしいと思ってもどうしても腰が引けてしまうことがありました。ところが、今回支援をしていただく際には、UiPath様、Cogent Labs様ともに非常に楽しそうに前向きにサポートしていただき、非常にありがたかったです。そのように楽しんでサポートしていただけますので、NPOとしても前向きに支援を受けられると思います。 

本日は貴重なお時間ありがとうございました！今後ともよろしくお願いいたします。