アンケート入力作業を最大90%以上の削減に成功、データの質向上と迅速なアフターフォローにもつながる

広報や各営業所の支援、お客さまとの各種コミュニケーションまでと広範囲の役割を担う営業部企画室。とくに好評のプレゼント企画では多くの応募とともに様々なお声をいただいている。反響が増えていく一方、そのデータ化には多くの時間を取られていました。今回、「Smart Read」による大幅な時間短縮とそこから迅速なアフターフォローにつなげているというお話をお伺いいたしました。

導入に至った背景

1,000件を超えるお客様の手書き情報を最大5名で手入力を行っていた

営業部 企画室　東  志保美氏

お客様とのコミュニケーションの促進を図るために始めた毎月のプレゼント企画がとても好評で、企画の認知度向上とともに応募数が倍増していきました。お酒や家電などは特に人気で、多いときには1ヶ月に1,000件ほどのハガキやＦＡＸが届きます。

翌月には当選者のかたへプレゼントを発送するため、通常2人で行っていた作業も1,000件を超えてきますと、部署総出の5人がかりで応募情報やアンケートの回答を、手入力で行っていました。

営業部 企画室　課長   藤岡 史和氏

たくさんのお声をいただくのはとても幸せなことですが、データ化の労力が大きな課題でした。

手書き文字をデータ化するサービスは都度検討しておりましたが機能や料金プランが合わず使えずにいました。

導入の決め手

月毎の使用量にムラのある当社の事情に合うプランでした

手書きで送られてきたものを読み取ってデータ化してくれるサービスがあるのかをネットで探しているうちに「SmartRead」のウェブサイトにたどり着きました。

いくつかのOCRサービスを検討しましたが、「SmartRead」は、毎月固定額を払うプランが一般的な中、年額制で月毎の使用量にムラのある当社の事情に合う料金プランでした。読み取り精度が優秀なサービスだと話を聞いたり、デモを拝見したときに、これは使えるかもしれないと感じました。

また、トライアルや丁寧なご提案をしていただいたことも決め手の一つです。

導入の課題

トライアルにより精度の高さや、セキュリティ面をアピール

今まで、手入力で納期に間に合わせていたので「手入力でもできるものに、システム導入の費用をかけるのか」との疑問の声やセキュリティを心配する声が社内でありました。

しかし、他の部署の人まで巻き込んで入力の手伝いをしてもらっていることや、部署の全員が何日も入力作業で時間を取られてしまう現状、入力代行業者にお願いするよりも安価な点、様々な企業での導入実績があり、セキュリティも担保できる点などを説明して導入が決まりました。

フォーマット改善にあたってはコージェントさんから帳票改善案をご提案いただき、細かくアドバイスをいただきました。

導入の効果

作業時間の大幅な削減と、各営業所での迅速なアフターフォローにもつながる

特に、お客様の氏名や応募時にいただいたフリーコメントを手打ちする作業時間や、応募数の多い月は何日もかけて手分けして行っていた集計作業を大きく削減できることができました。

人でも読み取りにくい文字が変換され精度の高さを感じました。変換後の文字データは全数確認するので作業時間はゼロにはなりませんが、人による作業で起こっていた打ち間違いも減り、データの質も向上しました。

今までよりも早くプレゼント企画の当選者を決めたり、アンケートの分析に時間をかけることができるようになりました。

また、アンケートは、集計のスピードが早いことで各営業所への共有によりアフターフォローもすぐに行えるようになりました。

今後の活用展望について

当選者を決めるにあたりお客様情報を調べる必要があり、それらを手書きでメモするために一度メールを印刷、手書きでメモ、PDF取り込みという手順を踏まなければいけない作業が課題です。PC内で完結するように出来ればと思っております。

また、他の部署と連携して特殊な帳票のデータ化にも「Smart Read」を活用できればと思っております。帳票のレイアウト変更ができないのでうまく読み取れるかの試験からスタートとなりますが、その際は、お力添えいただけますと幸いです。

読み取りデータを確認する手間がさらに削減されると嬉しいです。難しいとは思いますが、「SmartRead」で読み取れる特殊文字や絵文字が増えるとさらに良いと思います。

今後も作業効率化の強い味方となってくださることを期待しております。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。