繁忙期の注文入力工数をほぼ0に！お客様一人ひとりへの時間を、さらに豊かに。

2025年11月より「COGENT AI SmartRead PLUS+」を本格導入された朝日共販株式会社様。繁忙期に急増する事務工程をいかに最適化し、お客様一人ひとりへのきめ細やかな対応へとリソースを振り向けたのか。その経緯と成果をお伺いしました。

導入に至った背景

 年末に届く3,000枚の注文書。お客様対応の質をさらに高めるための挑戦

同社ではWEB注文が普及する一方で、長年ご愛顧いただいている会員様からは、FAXや郵送にて温かいご注文をお寄せいただいております。特に11月・12月は、お正月という季節のイベントに合わせて看板商品である「カニ」の注文が集中し、2ヶ月間で約3,000枚もの注文書が届きます。

これまでは、これらの入力を営業スタッフの4-5名が手作業で行ってきましたが、お客様一人ひとりのご状況に合わせた、きめ細やかな対応を大切にしたい現場にとって、入力業務の効率化は「お客様に向き合う時間」をさらに拡充するための重要なテーマとなっていました。

関西事業所では「カニ」が主力製品。分厚く肉厚です。

導入の決め手

AI OCRの「運用」さえも不要。完成データを受け取るだけの圧倒的な手離れの良さ

製品選定において最大の決め手となったのは、SmartRead PLUS+が「自社でAI OCRを操作・運用する必要が一切ない」という点でした。

一般的なAI OCRは、読み取り後の確認や修正（ベリファイ）を自社で行う手間が発生します。しかし、SmartRead PLUS+はデータの加工や精査までをワンストップで完結させ、「基幹システムへ即座に取り込める完成データ」として納品されます。

「ツールを導入しても、結局自社でチェックするなら工数は減らない」という懸念を払拭し、加工されたデータを受け取るだけという運用が、現場負荷を劇的に軽減できる決定打となりました。

朝日共販株式会社 関西事業所 営業課長 徳永様

導入の課題

実務に即したルール化が、高精度なデータ処理の鍵

導入にあたっては、受注からデータ化までのフローを整えました。FAXで届いた注文書を自動でPDF化し、専用フォルダへ集約。そこからSmartRead PLUS+へアップロードします。

特に注力したのは、システム連携におけるさまざまな条件設定です。電話番号の桁数チェックや、支払い方法に応じた手数料の自動計算など、同社独自の複雑な事務ルールをいかに自動処理させるか、担当者と密に連携してルールを構築しました。この事前の丁寧な設計と、SmartRead PLUS+のオペレーターによる精査や管理により、そのまま基幹システムに入れられる形式と精度のデータを受け取れるようになりました。

導入の効果

100時間の作業が「ほぼゼロ」に。

導入後の最大の成果は、手入力の作業がほぼゼロになったことです。以前は正確なデータにするために、入力担当者と確認担当者の二人体制による手作業のダブルチェックが欠かせませんでした。繁忙期はこの作業だけで合計100時間もの膨大な時間を費やしていましたが、この工数をほぼゼロにすることができました。

SmartRead PLUS+を導入したことで、「電話番号の桁数」や「手数料の計算」といった社内のルールに沿ったチェックまでをデータ加工の段階で完結できます。自社で一つひとつのデータを確認して修正する手間がなくなり、そのまま基幹システムに取り込める完成されたデータが届く仕組みを整えました。

物理的な時間が削減されたことで、営業スタッフがお客様へのきめ細やかなフォローや、より魅力的な提案活動にしっかりと時間を割けるようになり、サービス全体の質をさらに高めることができています。

今後の活用展望について

受注からシステム反映まで、完全自動化のモデルケースへ

今後は、現在のデータ連携をさらに一歩進め、受注からシステム反映までを完全に自動化させることを目指しています。今日注文して「すぐ届く」のが当たり前の時代において、SmartRead PLUS+とのリアルタイムな連携を強めることで、さらなるリードタイムの短縮を実現したいと考えています。

このようにバックオフィス体制をより強固にすることで、世界中の食卓へ最高の鮮度と幸福を届けるための挑戦を、加速させていきたいと考えています。

関西事業所の様々な水産物

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。