IT推進部　業務改革チーム様では、顧客情報センターや受注センターなどのユーザー部門と一体となり、業務改善活動の推進または提案、業務効率化に関する検討などがメインの業務となっている。今回、課題となっていたデータ化の委託コストの削減を、SmartReadの導入とRPAやほかのツールとの組み合わせにより大幅なコスト削減を実現されたというお話をお伺いしました。

導入に至った背景

増えていく浄水カートリッジ定期購入のお申込み書のデータ化コストが課題に

弊社は蛇口一体型浄水器を取り扱っております。お客様から浄水カートリッジ定期購入のお申込み書をお送りいただき、ご利用している蛇口に合う型の浄水カートリッジを送付しなければなりません。

そのため、一般的なお客様の情報のほかにも蛇口の品番やご希望の浄水カートリッジのタイプ、どのくらいのサイクルで交換をご希望されているかなどの情報をデータ化する必要があります。

元々はお客様から送られてきたはがきや申込書を登録する際、データ化のため外部委託先に依頼していました。増えていくコストが課題となっており、コスト削減のためAI OCRの導入を検討しました。

導入実績、手書き情報の読込精度の高さ、個人情報の取り扱い等々の観点で、AI OCRツールをインターネットで探しており、その中の一つとしてSmartRead（当時Tegaki）※を知りました。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入の決め手

セキュリティや個人情報の取り扱いについても安心

最終的にはSmartReadと他社製品の２つで検討していました。

セキュリティの観点や契約手続き、また個人情報をクラウド上で保持しない形で運用可能な点、手書き情報の読込精度、これらを比較したときにSmartReadの方がまさっておりました。

また、費用体系が弊社に合っていたなども導入の決め手になりました。

IT推進部 業務改革チーム　山田氏・鳥居氏

導入の課題

使用する文字の種類やフィールド設定の工夫をして読み取り率を向上させました

お客様からのお申し込みなどを受け付ける顧客情報センターでは、お申込ハガキのパターンが多く、うまく振り分けられないことや誤読などがありました。

誤読が多くあった文字については、読み取りパターンを洗い出し、フィールドの文字数ごとで文字の種類を設定するなど、設定を工夫して回避しました。

また、ハウスメーカなどの代理店様からの注文を取りまとめている注文センターでは、注文書は複数のパターンがあり、記載位置が安定しないものがありました。

フィールド設定を単数行読み取りから複数行読み取りに変更することで読み込み率を向上することができました。

導入の効果

データ変換ツールやRPAと組み合わせて利用することで、3,894時間/年の効果を見込む

SmartReadによるデータ化の後工程として、データ変換ツールやRPAと組み合わせて利用することが多いため、単体としての効果ではありませんが、業務全体で合算すると、3,894時間/年の削減効果を見込んでいます。

特に、一番利用している部門からは「SmartReadが利用できなくなると困る。」との声も上がっております。

また、会社全体としてもデジタル化、生産性向上といった方針を掲げていますので、積極的に次の活用も考えています。

IT推進部 業務改革チーム　チームリーダー 谷所氏

今後の活用展望について

お客様の個人情報や注文の情報を扱っている関係もあり、業務上求められる細かさや精度が高いので、人による最終チェックが必要となっています。

この最終チェックが不要なぐらいディテールに拘ってさらに精度を上げていって欲しいと思っています。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

紀陽ファイナンシャルグループの一員として、金融システムはもちろん、自治体の行政システムから一般企業向けのITソリューションを提供している紀陽情報システム株式会社。紀陽銀行のDX推進事業を行う中で、独自に開発したAI-OCRシステム「A2D」にてAI OCRサービス「Tegaki」（※）をご活用いただきました。
今回は、ソリューション推進部に所属する須藤様と河本様にお話を伺います。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

紀陽情報システムについて

貴社の事業内容について教えていただけますか？

須藤氏：弊社は、金融機関向けの各種システムの開発や、自治体向けの行政システム、保健所向けの生活衛生情報管理システム、決済サービスの運用やサポートを行っています。最近では、これまでの紀陽銀行向けの経験を活かして、他の金融機関に対してパッケージのカスタマイズ・導入支援・効率化を目指しています。また、一般企業様向けのサービスを開発し、SaaSとして提供しています。

河本氏：それらに加えて、地方銀行の子会社として、地域の活性化のために和歌山や大阪の企業のIT施策のサポートを行っています。

「A2D (Analog to Digital)」開発の経緯

貴社が、「Tegaki」を活用した、手書き申込書AI-OCRシステム「A2D (Analog to Digital)」の開発に至った経緯について教えていただけますか？

須藤氏：紀陽銀行とのキャッシュレス推進事業の一環で、お客様から届く手書きの申込書の問題に取り組めないかというお話をいただきました。弊社としても大きなチャレンジでしたが、プロトタイプでの評価をしたところ、想定以上の成果が出たので、紀陽銀行様から汎用的なサービスに展開できないかというご要望をいただき「A2D」を開発する運びになりました。

河本氏：これまでは紀陽銀行へのサービス提供やその一部をパッケージ化して外販するスキームはありました。外部ソフトウェアということでは、夜間処理やファイル連携でHULFTを使ったりしていますが、APIを利用して外部サービスと即時に連携するということは「Tegaki」が初めてです。紀陽銀行からも注目をいただいています。

紀陽銀行様へのサービス提供に至った背景や、紀陽銀行様がサービス導入前に抱えていた課題について教えてください

須藤氏：紀陽銀行とともにDX推進をしていく中で、個人のお客様に対しては受付窓口にタブレットを置いたり、スマートフォンのアプリを導入することで通帳レスを推進してきました。

一方、法人のお客様に関しては取引先様のご都合もあるので、紙という柔軟なインタフェースを無くすことが困難でした。そのような状況でも、法人のお客様からの郵送やFAXでいただく書類作業をいかに効率化していくのかが課題でした。

「Tegaki」導入の背景と選定理由について

導入にあたり、他社のサービスと比較されたと伺っています。最終的に「Tegaki」を選定いただいた決め手について教えてください。

河本氏：インターネットでAI OCRサービスを調査していた際に「Tegaki」を見つけ、まずはトライアルをさせてもらいました。
AI OCRの認識精度はもちろんですが、お客様のイメージをデータ化するにあたり、そのイメージを削除することについてコントロールできることが利用規約で明確に謳われている点が良かったです。セキュリティの観点から、紀陽銀行への説明も問題ありませんでした。

また、弊社はもともとセゾン情報システムズ様とお付き合いがあり、ファイル転送ソフトのHULFTを活用しているのですが、DataSpiderと「Tegaki」の連携アダプタを使うと開発期間を大幅に短縮できることも、「Tegaki」を選んだ決め手の一つとなりました。

サービス提供における課題やその乗り越え方について

紀陽銀行様へのサービス提供にあたり、ぶつかった壁や困難、またそれをどのように乗り越えたかについて教えていただけますでしょうか？

須藤氏：一見同じに見えるカタカタの「カ」や漢字の「力」などの文字の認識に誤りがあると、その後、人間がチェックする時に、かえって判別しにくくなってしまうことが課題でした。解決にあたって、間違えやすい文字をハイライトして表示するなど、OCRされた後のUIの工夫をしました。

具体的にどのようにUIを工夫されたのでしょうか？

河本氏：画像の認識位置の定義に関して、切り出した部分から文字がはみ出るなど微妙にずれてしまうと、切り出した外の部分がわからなくなってしまいます。そこで、弊社側でユーザーが帳票のどこを見ているかをわかる機能を開発しました。
また、お客様によっては絶対に間違えていけない書類とそうでない書類があるので、確認作業のスピードを上げるために、確信度の設定をする開発も行いました。

実際の活用方法や導入効果について

紀陽銀行様において、「Tegaki」を活用したシステムをどのようにご活用いただいているかを教えてください。

須藤氏：ローンの事前申込審査業務で活用しています。各支店から届けられた申込書をデータ化し、「A2D」にアップロードしてもらいます。その後、データに誤りがないかを確認する際、二段階でチェックを行なっています。最後に、ローンの審査システムに取り込んでもらい、その後の審査へ流れる仕組みになっています。

紀陽銀行様における月々の処理枚数はどれくらいですか？

須藤氏：ローンの審査申込書だけで数百枚程度になります。今後はローンの申込書以外への展開も考えているので、さらに増えると思います。ローンの申込書は項目数も多いので、処理効率は非常に上がっています。

帳票の様式に対する工夫はしましたか？

須藤氏：既存の帳票を変えなくても、問題なく文字が認識できています。一方、帳票改定の際は、ユニバーサルデザインも意識し、記入する方が記入しやすいこと、またOCRも処理しやすいことの両方を意識して対応しています。

紀陽銀行様におけるサービスの導入効果、もしくは目標としている効果についてはいかでしょうか？

須藤氏：具体的な数値目標はなかったですが、従来の時間でより多くの処理をすることが目標でした。そこで人員を最適に配置し、業務を集約して行うことで、より少ない人数で審査業務を行うことができました。

サービス提供により、紀陽銀行様のエンドユーザーへの提供価値に変化はありましたか？

須藤氏：エンドユーザーに対する価値に関しては、おそらく良い意味でも悪い意味でも変わりませんでした。ただお客様に対して従来と同じ高いレベルのサービスを提供し続けながらも、審査業務における人員を削減できたことは大変良かったと思っています。

現在の運用の課題と今後に向けて

現在の運用の課題点などはありますか？

須藤氏：今回、弊社がSaaSサービスの提供が初めてだったので、今後もお客様が使い続けてくださるように、常にサービスを改善していくことが必要だと考えています。大手企業にはない形で、お客様に寄り添った対応ができればと思います。

「Tegaki」やCogent Labsに期待することはありますか？

須藤氏：エンジニアとしての意見ですが、AIの認識精度は他のサービスよりも圧倒的に優れていると思います。今後もコスト以上の価値を提供してくださると嬉しいです。

河本氏：弊社は今後、公共部門のお客様に対しても同様の取り組みを展開したいと考えています。そのため引き続き、新たな取り組みについての情報などを積極的に共有し合えればと思います。

本日は貴重なお時間ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

2019年に「Tegaki」（※）をご導入いただいたワタベウェディング株式会社。同社の主力事業は国内・海外での挙式サービスを提供する「リゾ婚」ですが、現在「Tegaki」をお使いいただいている着物のレンタル事業は、もともと同社の祖業であり、創業期における同社の発展を支えました。
今回は、「Tegaki」導入を企画・主導いただいたワタベウェディング株式会社の田村氏と、実際に現場で「Tegaki」をご活用いただいている越前氏に、導入の背景や効果についてお話をお伺いしました。

・ワタベウェディング株式会社 経営企画部 兼 システム統括部 担当マネージャー　田村 健一氏
・ワタベウェディング株式会社 スタジオ営業部アニバーサリー営業グループ 係長　越前 多恵子氏

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入に至った背景

Tegakiをご導入いただいた背景について教えてください

ワタベウェディング アニバーサリーサロン 京都店の様子

越前氏：「Tegaki」を導入したのは、成人式や卒業式などで着る袴や振袖の申込書のデータ化業務です。毎年提携している大学にて着物の展示会を行い、紙の申込書を通じてその場で申込を受け付けていますが、手作業でのデータ入力作業の効率化がなかなか進まず、システム統括部へ相談をしたことが「Tegaki」導入のきっかけでした。

田村氏：「Tegaki」導入前は、展示会場でお客様からのお申込を受け付けた後、請求書を発行するために自社システムに申込書データを手入力で打ち込み、さらにエクセルの顧客台帳にも同じ申込書データを手入力するというオペレーションで処理を行っていたため、二重でデータ入力作業が発生していました。この方法で、年間約2300~2500件ほどの申込を2名体制で対応しており、1件1件入念に目検でのチェック作業も行うため、かなりの業務負担につながっていました。

検討から導入まで

他社サービスとの比較検討の結果、「Tegaki」をご導入いただいた決め手を教えてください

経営企画部 兼システム統括部 担当マネージャー　田村 健一氏

田村氏：比較検討を行った他社様は簡易的な操作説明がメインだったのに対し、コージェントラボさんの場合は、担当の方に課題のヒヤリングや具体的な解決方法のアドバイスなどを親身に行っていただきました。ですので、手厚いサポート体制に安心感を感じられたことが一番の決め手です。また、機能面でも「Tegaki」は帳票定義などのツールの使い勝手が良く、サービスの良さとプロダクトの良さの両面から総合的な判断をした結果、「Tegaki」の導入に至りました。

そもそも、展示会場で申込を受け付ける媒体をタブレットなどに変更することも検討されたのでしょうか？

田村氏：はい、申込媒体そのものをデジタル化することも検討しました。しかし、タブレットを活用した場合、お客様の細かなご要望1つ1つを記録するのに時間がかかり、お客様対応のオペレーションが返って滞ってしまうことがわかり、紙媒体はそのままで、当社側のオペレーションを変革することに注力しました。

スタジオ営業部アニバーサリー営業グループ 係長　越前 多恵子氏

越前様：会場に申込の列ができ、1人1人のお客様対応に時間がかかってしまうと、列に並んでいる途中で帰られてしまうお客様もいらっしゃいます。紙の場合だと、列に並んでいる間に申込書への記入をお願いすることも可能なので、オペレーション全体の効率を考え、紙の申込書を引き続き活用することにしました。

データ入力作業を外部のBPOベンダーへ委託することもご検討されていたとお伺いしました。

田村氏：申込書に記載されている内容をそのままデータ化するのであればBPOに委託することも可能でしたが、申込書に記載された内容そのものに誤りがあるケースもあり、申込書ごとに内容の整合性の判断を行う必要があったため、外部委託は難しいと判断しました。

越前氏：「この型番だとこの品名は間違っている」など、我々現場の者しか判断できないような修正確認作業が入ってくるので、自社で責任を持って申込の内容確認を行う方法を取りました。

申込書のフォーマットを大幅に改善したことで、精度が向上

運用にあたり、ぶつかった困難はありますか？

田村氏：Tegaki導入当初は申込書のフォーマットが計5種類あり、どれもOCR処理には不向きのフォーマットでした。そもそも、全て手打ちでデータ入力していたこともあり、フォーマットを統一するということに対してあまりこだわりがなかったというのも事実です。

しかし、フォーマットによって読取精度にばらつきがあったり、現場のスタッフによって記入方法が違う項目があったことなどがデータ化作業の効率化を妨げる要因となっていたため、申込書のフォーマットをAI-OCRフレンドリーな仕様に改善することにしました。

フォーマット改善にあたってはコージェントさんから帳票改善案をご提案いただき、細かくアドバイスをいただきました。

改善後のフォーマットでは、全ての項目を1枚に集約・統合し、メモ書きのように帳票の空いたスペースにスタッフが記入をしないよう、様々な工夫を凝らしました。「持参」のことを、「自前」「ご自前」「お持ち込み」などと複数の表現があるケースもありましたが、フリー記述の項目をなるべく減らして、チェック項目に置き換えるなどの対応を行いました。

結果、フォーマット改善後は読取精度が平均して9割以上となり、修正箇所も大幅に減りました。

実際の運用はどのようなフローで行っていますか？

田村氏：上記のようなフローで行っています。Tegakiでの読み取り結果をExcelに抽出した後は、Excelの最終シートに値貼付けすると関数で自動で台帳に自動反映されるようになっています。その後は、Asteriaを通じて自社システムにデータを連携し、請求書発行用データを自動生成するという流れです。

「Tegaki」導入後、作業時間が半分以下に

導入効果についてお聞かせください

越前氏：導入前は、申込数が30件程度の学校を1人が1日かけて3校ほど対応できるくらいのスピード感でしたが、「Tegaki」を活用し始めてからは他の事務作業と同時並行で、3~4時間で5~6校ほど対応できるようになりました。

以前は、自社システムへの登録とエクセルへのデータ入力にそれぞれ5分程度、計10分ほどの時間がかかっていましたが、「Tegaki」を使った場合は読み取りから修正まで5分程度と、作業時間が半減しました。これに加えて、自社システムへのデータ連携などで効率化された時間を考慮すると、従来に比べ半分以上作業時間を短縮することに成功しています。

今後の活用展望について

最後に、今後の活用展望を教えてください

越前氏：「Tegaki」の活用とフォーマットの改善によって、現場の作業負担は大幅に軽減された実感があります。AIの精度の高さに驚いていますし、今後も「Tegaki」を活用することでお客様と向き合う時間を増やし、一生に一度の晴れ舞台のご支援をして参りたいと思います。

田村氏：着物レンタルの申込書処理業務で得られたノウハウを今後は他の業務にも活かしていきたいと考えています。具体的には、クリーニング事業で発生する紙の帳票の読み取りに「Tegaki」を活用する予定で、今後も紙が介在する業務では積極的に「Tegaki」を有効活用し、作業の効率化を実現していきたいと思っています。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

『人々の暮らしに深く根ざした、感動溢れる文化を創りつづける』ことを目指し、地域社会のライフイベントを支える株式会社ナウエル。労働人口の減少や働き方改革などの外部環境の変化を鑑みRPAの導入検討を進める中でAI OCR「Tegaki」（※）に出会い、さらなる業務効率化の実現を目指し、RPAとともに「Tegaki」をご導入いただきました。
今回は、同社代表の酒井様、情報システム事業部の幸野様、鈴木様に導入の背景やこれまでの運用効果などについてお伺いしました。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入に至った背景

— Tegakiの導入を検討されたきっかけについて教えてください

もともと、RPAの導入検討を始めたことがきっかけです。業務効率化を目的にRPAの導入を進めるにあたり、すでにRPAを導入している地域の関連企業様に研修に伺った際、「RPAとOCRを連動させ、紙が介在する業務を効率化することが最も効果が高い」とお伺いし、RPAと同時にAI OCRの導入の検討を開始しました。

— 最近はRPAとOCRをセットで活用し、業務効率化を実現するケースが増えてきています。Tegaki導入前は業務上どういった課題がありましたか？

紙が介在する業務の1つとして互助会加入申込書の処理業務に着目しました。この業務は3名体制で全て手作業でデータ入力していたので、どうにかして業務負担を軽減できないかと考えました。

とはいえ、たとえ現状顕在化した課題が少なくとも、外部環境の変化を鑑み長期的な視点に立つとRPAやAI OCRなどのテクノロジーの活用は必須だと考えていました。

安定した読取精度とスムーズな導入サポートを高く評価

— Tegakiをご導入いただいた決め手を教えてください

第一に、高い読取精度が挙げられます。安定して9割以上の精度が出ているので、人手による修正も少なく、正確なデータ化作業を実現できています。

加えて、Tegakiで帳票を読み取る前の段階で活用するテンプレート作成ツール「Tegaki Editor」の操作性の高さと、導入までの手厚いサポートも非常に良かったです。レスポンスも早く、スムーズに導入することができました。

— ありがとうございます！導入にあたりなにか工夫された点はありましたか？

導入にあたり、システム部門主導にならず現場としっかり連携しながら運用の検討を行うことを意識しました。

また、Tegaki導入前に活用していた加入申込書のフォーマットでは満足のいく読取精度が出なかったので、フォーマットを何度かアップデートしました。具体的には、記入項目のスペースを広くとったり、単線の項目をボックスキャラクターに変更したり、コージェントラボさんに色々とアドバイスをいただきながらフォーマットを変更していきました。

変更前のフォーマット

変更後のフォーマット

— 確かに住所が項目分けされていたり、電話番号の記入欄がボックスキャラクターになっていたりと、様々な工夫が施されていますね。

UiPathとTegakiの連携で、16時間の業務効率化に成功

— 現在の「Tegaki」の活用フローについて教えてください　

基本的に、以下の流れで月間約250枚前後の互助会加入申込書のデータ化を行なっています。

①互助会加入申込書をTegakiで読み取り
②Tegakiの読取結果を目検チェック
③Excelマクロで不備チェック（RPAで自動処理）
④SalesforceへRPAで自動入力
⑤社内会員管理システムへRPAで自動入力

以下は、導入前後の業務工程を比較した図です。

RPAはUiPathを導入しTegakiと連動させていますので、Tegakiの読取結果の確認終了後、UiPathを通じて自動的にデータがSalesforceと社内システムに連携される仕組みになっています。

導入効果について

— 具体的な導入効果を教えてください

Tegaki導入前は月間80時間かかっていた業務が、16時間短縮されました。約2割の業務効率化を実現し、すでに具体的な導入効果を出すことができています。

今後について

— 最後に、今後のTegaki活用における展望を教えてください

既存業務の分析を続けていく中で、効率化の対象となり得る業務は他にも多く存在すると思います。今後は互助会加入申込書関連の業務にとどまらず、他の業務にもTegakiの活用範囲を広げていきたいと考えています。

コージェントラボさんはサポートが手厚く日々のコミュニケーションもスムーズなため、ビジネスパートナーとして非常に助かっています。今後ともサポートのほど、よろしくお願いいたします。

— こちらこそ、今後ともよろしくお願いいたします！本日はありがとうございました。