2022年9月、群馬県庁様が業務効率化を目的に、次世代AI OCR「SmartRead」クラウド版を導入されました。

従来、自治体では情報セキュリティ対策の観点から、インターネットに接続することなくLGWAN（※）内で運用できるオンプレミス型のサービスを利用するのが一般的でしたが、なぜ群馬県様は他の自治体に先駆けてクラウド版AI OCRの導入に踏み切ったのか――。

※LGWAN（総合行政ネットワーク）
地方公共団体間や地方公共団体と政府機関間の通信を行うための行政専用ネットワーク。インターネットから分離されていることで高度なセキュリティが確保され、機密性の高い情報のやりとりが可能な一方、業務効率の低下が課題とされ、見直しが進められている。

クラウドサービス導入時の行政特有のハードルや具体的な効果、実運用で得た気づき、今後の展望などについて、デジタルトランスフォーメーション戦略課の奥田様、小池様と、SmartReadを実際に利用された環境森林部の齋藤様にお話をお聞きしました。

”日本最先端クラスのデジタル県”を目指す中で次世代AI OCRに注目

今回のSmartRead導入の背景に、群馬県様全体でのDX推進があるとお伺いしました。

奥田様：群馬県は令和2年1月に、”年齢や性別、国籍、障害の有無等にかかわらず、すべての県民が、誰一人取り残されることなく、自ら思い描く人生を生き、幸福を実感できる自立分散型の社会”の実現に向けて「新・群馬県総合計画」を策定しました。

その柱の一つとして大きく掲げているのがDXの推進です。2023年度末までに群馬県が「日本最先端クラスのデジタル県」となるべく、我々が所属するDX戦略課が中心となって、県全体の各政策分野のDX推進に取り組んでいます。

その中でも、私や小池が担当しているのが地域課題解決プロジェクトで、これはデジタル技術に精通している事業者と地域の課題を把握している行政が連携・協働することで、県内における地域課題の解決を目指す取り組みです。地域の課題だけでなく、県庁内の業務効率化による県民サービスの向上も重要なミッションで、SmartRead導入もそうした取り組みのひとつです。

左から順に
知事戦略部 デジタルトランスフォーメーション戦略課 始動係 主任　奥田 柳太郎様
知事戦略部 デジタルトランスフォーメーション戦略課 始動係 農政担当　小池 隼様
環境森林部 森林局森林保全課 緑化推進係 技師　齋藤 俊裕様

精度・使いやすさに加え情報セキュリティポリシーもクリアしクラウド版を導入

どのようにSmartReadを知ったのでしょうか？また導入の決め手とは？

奥田様：インターネットでAI OCRサービスを調べて、SmartReadを含むいくつかのサービスがあることは把握していましたが、人材交流で民間企業から群馬県庁に出向している方に相談したところ、初心者にとっても使いやすく、認識精度が高いAI OCRサービスとしてSmartReadを薦めてもらいました。

もちろん他社の製品も検討しましたが、SmartReadはトライアル時の読み取り精度が高く、我々のニーズに十分応えていましたし、確かに初心者でも分かりやすいUIでした。さらに、契約にあたっても親身に相談に乗っていただいた点も大きかったですね。

アンケート実施時期はすでに決まっていたため、契約まで時間がなかったのですが、トライアルでの検証から契約に至るまで、柔軟かつ迅速にご対応いただけて大変助かりました。新しいことを始めるときは、予期しないことが色々と起こりがちなので、走り出すまではこまめにやりとりをしていきたいという気持ちがあったので、その点、コージェントラボさんにはよくご対応いただいて有り難かったです。

今回、SmartReadクラウド版をご導入いただきました。自治体によるクラウドサービス利用実績はまだ少ないと認識しています。

奥田様：行政では個人情報を含む書類を扱う業務が多くあるため、クラウドサービスを利用する際は様々な条件をクリアする必要があります。

SmartReadの導入の際にも、セキュリティや個人情報の管理、AIの学習に使用しないことなど、綿密に事前確認をしました。また、群馬県情報セキュリティポリシーに準拠したクラウドサービスであることも確認し、最終的には個人情報の取り扱いについて両者で覚書を締結できたので、安心して利用しています。

小池様：今年9月から庁内ネットワークを更新し、行政事務用パソコンから直接インターネットに接続できるようになりました。結果、SmartReadを利用しやすい環境が整いましたので、本サービスの活用を全庁に周知しました。

2,200名分のアンケート回答のデータ化にSmartReadを活用

では、今回SmartReadを活用された業務についてお聞かせください。

齋藤様：今回は、環境森林部が県民のみなさんを対象に実施したアンケート業務において、約2,200名分の回答入力にSmartReadを利用させてもらいました。

実は同じようなアンケートを平成30年にも実施して、当時は1,003名の方から回答が集まったのですが、自由回答欄のコメントも含め４人掛かりで対応しており、相当な業務負担だったそうです。さらに今回実施するタイミングで、新型コロナウイルスのワクチン接種などに人手をまわす必要があったので、入力業務を効率化する必要がありました。

群馬県庁の32階にある官民共創スペース「NETSUGEN」のオシャレなスペースでお話をお聞きしました

どのようなフローでSmartReadを利用されたのでしょうか？

齋藤様：紙で届いたアンケート回答用紙をスキャナーでPDFに変換して、LGWAN系ネットワークからインターネット系ネットワークに当該ファイルを移行してからSmartReadで読み取りました。読み取り結果はExcelで取り出してグラフなどにして報告書を作成しています。

回答の多くをチェックボックス形式にしたので、そこの読み取り結果はざっと確認する程度で、自由回答欄のコメントや意見は課のメンバーで一緒に確認しました。

スキャンするのは少し手間でしたが、自分ですべて手入力するのと比べたら遥かにラクなので、許容できる範囲です。

実際にSmartReadを使ってみて気づいたことなどありましたか？

齋藤様：やはり、SmartReadでの読み取りを前提としてアンケート様式を作ることがポイントだと思いました。

今回はスケジュールの関係で、アンケートの準備とOCRサービスの選定が同時進行だったので、自由記述よりもチェックボックスの方が読み取りやすいといった程度のアドバイスしか反映することができなかったのですが、スキャンする工程まで見越して、ホッチキス止めをやめて回答用紙を1枚に収めれば良かったとか、チェックボックスよりもマークシートのように塗りつぶしてもらう方がより精度が上がりそうだなとか。

こうした試行錯誤をノウハウとして蓄積していけば、今後もっと精度を高めていけそうだなと思いました。

データ入力時間が約4分の1に。掛かる人手も4人から3人に削減

業務効率化の具体的な効果について教えてください。

奥田様：効果検証のために、SmartReadで読み込んだアンケート回答の一部を私自身が手入力してその時間を比較したところ、SmartReadを使うことで入力業務全体の作業時間が約4分の1に削減できることが分かりました。

今後は他の業務においてもこれを一つのメルクマールとして、手入力によるデータ化と比較して作業時間が4分の1程度に縮減できればベストだと考えています。

齋藤様：前回、同様のアンケートを実施したときは、課の4人で対応したそうなのですが、今回は3人で対応できました。2回目の実施ということで単純比較はできませんが、仕事内容は変わらないのに掛ける人手は明らかに減っているので、やはりこういうツールは有り難いなと思います。

サービスの利用コストと、削減できた作業時間や人件費を比較して費用対効果を判断するケースも多いですが、群馬県様ではSmartReadの導入効果をどう評価していますか？

奥田様：利用状況として、今の時点ではまだペイはできていないと思いますが、今後利用する課や業務を増やしていくことで費用対効果は上がっていくはずです。

ただ、我々は利益を追求しているわけではないので、データ入力のような単純作業を効率化して生まれた時間でより県民のためになることをしていきたい、という考え方なんですね。単にSmartReadの利用コスト以上の時間外勤務が削減されれば良い、という話でもないと思っています。

計算上ですが、今回SmartReadを使うことで150時間近くを削減できており、斎藤もその時間を使って、県民のみなさんのためになる様々な業務を進めることができたわけです。

県庁内や市町村における様々な業務でのAI OCR活用を目指して

他にどのような業務でのSmartRead活用が見込まれていますか？

奥田様：詳しい内容は差し控えますが、例えば県庁に届く手紙をデータ化したり、県庁にかかってきた電話の内容を手書きでメモしたもののデータ化などは、具体的なニーズとして挙がっています。

小池様：あとは許可申請系の業務ですね。住民票や登記簿などの添付書類が必要なケースも多いので、AI OCRだけでは完結できないケースもありますが、いずれにしろ申請書類の手入力作業が発生しているので、そこの効率化にSmartReadは使えると思っています。

また県庁内に限らず、群馬県内の市町村でもどんどんAI OCRを活用してほしいと考えています。”日本最先端クラスのデジタル県”を目指している以上、県庁だけでなく各市町村にも事例やノウハウを共有して、県全体で推進することが我々の任務の一つだと思っています。

より多く活用していただくために工夫されていることはありますか？

奥田様：今回のSmartRead導入を県庁内に共有したところ、様々な課から問い合わせを受けており、各自が自らの業務を振り返って、効率化に向けて動き出すきっかけになっていると感じています。

一方で、関心はあるものの一歩を踏み出せない課もたくさんあることがわかり、最近は小池が各課を個別にまわってヒアリングしたり、サンプル帳票を使って実演して見せて、活用を促す工夫をしています。

恐らく「0→1」や「1→10」のフェーズが一番大変で、そこから100まではどんどん増えていくのではと予想しています。斎藤のように「SmartReadを使って良かった！」という人を地道に増やしていくことが大事なのかなと思います。

SmartRead活用推進に向けてコージェントラボがお手伝いできることがありましたらいつでもお気軽にご相談ください。本日はありがとうございました！

株式会社Cogent Labsは、社会変革の担い手となる活動を後押しすべく、2020年よりパートナーであるUiPath株式会社と共同で非営利団体の業務効率化を無償支援する活動を行なっています。その活動の第一弾として、学校施設を活用し地域と共に子どもを育てる「アフタースクール」を展開する特定非営利活動法人「放課後NPOアフタースクール」様をご支援し、紙帳票にまつわる業務の自動化を実現しました。
今回は、RPAツール「UiPath」とAI OCRサービス「Tegaki」（※）の導入を主導した同法人の栗林様と林下様に、導入背景や効果についてお伺いしました。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

放課後NPOアフタースクールについて

まずはじめに、放課後NPOアフタースクールの活動内容について紹介いただけますか？

特定非営利活動法人 放課後NPOアフタースクール 栗林様（左）林下様（右）

日本の小学生の放課後を楽しくかつ豊かな時間にするということを目標に活動しています。主に首都圏中心に放課後の小学校施設を活用し、子供たちが安心・安全で多様な体験活動を行える「アフタースクール」を開校し、モデルを展開しています。また様々な企業・行政と連携して次世代である子どもたちの育成に取り組むため、それぞれの強みと想いを掛け合わせたオリジナルのプログラムを企画し、全国各地の子どもたちへ届けています。

現在はどのような業務を担当されてますか？

団体全体の法人運営を行う事務局に在籍しています。その中で、ICTを活用して組織の中の仕組みを作っていったり、3〜4名のチームで日々の社内システムの運用をしたりといったことを行っています。社内システムとしては、2017年時点では共通インフラなどはなく、Excelで管理するといったような状況でした。3年ほどかけて、業務システムはほとんどクラウドに移行していきました。

導入の背景について

RPAやAI OCRの導入前は、どのような課題がありましたか？

口座振替依頼書の処理作業において、昨年書類の内容を自動入力するためのシステムを新しく作り、導入しました。そのシステムに対して、何千にも及ぶ口座振替依頼書のうち、2千件ほどを12月から3月頃までに手作業で入力する必要がありました。そのために新しく人を雇い入れたり、ボランティアでお願いしたり、事務局の人間が空き時間にサポートしたりといった状況で、人的リソースが割かれていました。また紙から手入力を行うということで、ミスも多く、その内容をチェックしていても見落とすことがあり、そのまま金融機関まで情報がいってしまい、さしもどってくるということも頻発しておりました。

運用について

このような課題に対して、どのように「Tegaki」および「UiPath」をご活用されていますか？

口座振替依頼書を複合機でスキャン後、そのデータを「Tegaki」で読み取り、読み取り結果のデータを「UiPath」を使ってSalesforceへ入力および採番し、口座振替用のサイトに入力しています。

実際にお使いになってみて、「Tegaki」および「UiPath」の使い勝手はどうでしたか？

「Tegaki」では、帳票を読み込むと帳票が画面全体で表示されます。またAI-OCRで読み取ったテキストは、上記のように読み取る対象のテキストのすぐ上に表示されるため、目検する際にとても迅速に行え、時間短縮につながっています。

「Tegaki」読み取り結果確認画面のイメージ

「UiPath」では、覚えることは確かに多いものの、一旦覚えてしまえば変数の設定方法や自動化など手軽に作成できると感じています。コードを書く必要がなく、部品をドラッグ＆ドロップすることで作成できるのがわかりやすく使いやすいです。

導入効果について

「Tegaki」および「UiPath」を活用いただいて、どのような効果がありましたか？

人数面では、ダブルチェック用人員を含めても2人で対応できるようになりました。また30件ほどのデータを一度に読み込んでも、それまでは1件あたり5分程度かかっていたものが1分程度で処理できるようになったので、合計30分以内ですべての作業を完了することができています。また「Tegaki」の識字能力がとても高いので、読み取り結果を修正する必要があまりないというのも大きいです。

業務自動化に向けた支援の様子
左：UiPath株式会社 ソリューション本部 隈元氏　右：株式会社Cogent Labs アライアンス営業部 岩瀬

口座振替依頼書の処理時間が短くなり、ミスが減少したことで、従来は内容不備等で保護者に依頼書を戻すといったことがほとんど発生しなくなりました。

今後について

今後のTegaki及びUiPathご活用の展望をお伺いできますでしょうか？

口座振替依頼書以外にも、全国の学童等の放課後の子供たちの居場所に様々なプログラムを届けているのですが、そのプログラムの実施後行うアンケートのデータ化にも依頼書と同じように人手がかかっていました。このアンケートをデータ化する際にも、すでに「Tegaki」を使い始めていて、スキャナーでアンケートを読み取り、データ化し保存しています。このようなアンケートやプログラム応募用紙等の紙書類の入力作業が軽減されたことがメリットとして一番大きいと感じています。放課後運営事業者のIT化は低予算で運営していることもありまだまだ発展途上にあるので、FAXや紙のやりとりも多く、様々な申込用紙にも活用できるのではないかと考えています。中長期で考えると「UiPath」と「Tegaki」を使って、一番多いFaxで来る申込用紙を読み取り、Salesforceに自動で入力することにも展開できると感じています。

また長期的には、経理の作業などは請求書や支払い依頼など定型業務が多いので、自動化したいと考えています。ただ、RPAやAI OCRを活用する前に、まずは既存の業務フローの整理などからはじめる必要があると考えています。

Cogent LabsとUiPath様とで今後他のNPO法人様をご支援していきたいと考えておりますが、他のNPO法人様になにかメッセージをお願いいたします。

業務で紙の書類を扱うことが多い場合は、RPAやAI OCRなどのソリューションを積極的に使い、自動化するのが一番だと思います。
またプロボノでご支援いただく際には、本業がある中でご支援いただくため、もう少しサポートしてほしいと思ってもどうしても腰が引けてしまうことがありました。ところが、今回支援をしていただく際には、UiPath様、Cogent Labs様ともに非常に楽しそうに前向きにサポートしていただき、非常にありがたかったです。そのように楽しんでサポートしていただけますので、NPOとしても前向きに支援を受けられると思います。 

本日は貴重なお時間ありがとうございました！今後ともよろしくお願いいたします。