ニッセン・クレジットサービス株式会社様では、複数の部門でSmartReadをご活用いただいています。今回、その中でも特に利用ボリュームの大きい2つの部門にお話をお伺いしました。

与信業務支援グループでは、主にクレジットカードの入会申込書の登録から審査、事務オペレーショングループでは、クレジットカード引き落としの口座振替依頼書の登録から入金処理を担当されており、いずれもお客様とのコミュニケーションに対するリードタイムを少なくする工夫を考えていました。

SmartRead（当初はTegaki）を導入したことにより、大幅に業務時間を短縮できたということについて詳しくお話をお伺いいたします。

導入に至った背景

会員数が増えるにつれ膨大な手入力業務が発生し、リードタイムが課題に

おかげさまで、ニッセン・クレジットサービスの会員数は着実に増加し、現在300万人を超えており、毎月入会される会員様のご登録や口座登録等のお手続きにも時間を要しておりました。手書きで記入された入会申込書や口座振替依頼書といった書類のデータ入力とチェック作業が煩雑化し、業務効率が低下していました。そのため、お客様へのサービス開始までの時間を短縮するため、リードタイム削減に向けた取り組みが求められていました。

時間内に業務が終わらないために残業も発生しておりました。お客様へのリードタイムを短くする上で、従業員の負担も減らせないかと考えたのが導入にいたった理由です。具体的には、OCRでデータ化した情報をRPAに繋いで入力の自動化を出来ないかと考えていました。

そこで、当初は「Tegaki」を導入いたしました。まず、口座振替依頼書のOCR化が進み、その効果を実感し、様々な業務に活用していく中で、入会申込書のOCR化も実現しました。「SmartRead」に移行した後は、さらに活用範囲が広がっています。

今回お話した以外にも、ニッセン・クレジットサービスでは、複数の部門・業務においてSmartReadを利用しています。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

SmartReadご利用風景

導入の決め手

他社製品と比較し、ISOの取得状況や利用環境にも安心できた

2020年よりTegakiのサービスを利用しており、2022年にCogent Labsより、SmartReadの提案がありました。他社製品と比較して、ISOの取得状況とTegakiとの互換性があり、事前の評価版の環境で問題なく稼働できることを確認できたため、導入を決定しました。

また、Tegakiの使いやすさやサポートも実感しておりましたので、SmartReadの導入はスムーズに進められました。

導入の課題

Tegakiからの移行もスムーズに完了

課題としては、TegakiよりもCSV出力時の項目が増えたため、後続作業のRPAやエクセルマクロの設定を変更する必要があったことです。この点は、固定項目の並び順をカスタマイズできるとより利便性があがると感じました。

ただ、導入や移行、運用に関して不便があった際には、すぐにサポートをいただけました。カスタマーサポートへ質問した際に、迅速に返事がもらえて助かっていました。

導入の効果

作業時間の大幅な削減がお客様への迅速なサービスへ繋がる

はじめに、SmartRead（Tegaki）を導入したのは口座振替依頼書の登録業務です。口座振替依頼書は、1件を約1分で登録することが可能になり、月15時間の業務時間を削減することができました。毎月2,000件から3,000件を手作業で行っていた登録をほぼ人が介在せずにOCRとRPAを組み合わせて自動化できています。これは大きな効果だと感じています。人の作業が必要な部分は、スキャンと修正のみです。また、以前は口座振替依頼書の控えの保管場所から取り出して確認する業務がありましたが、データ化することでパソコンのみで書類の検索が完結するようになりました。口座振替依頼書の控えは保管する必要がありますので、データでお客様の情報を検索してすぐに探すことが出来るようになり助かっています。

その後、その効果を実感し入会申込書の登録業務でも導入を進めました。お客様の手書きの入会申込書の登録業務では、届いた入会申込書を1人目が転記作業をしたのち、2人目がその画面を印刷してダブルチェックをしていました。OCR導入後は、この登録にかかっていた時間を月間約80時間から35時間と、大幅に短縮することができました。部内でもこの成果に対して、評価が高かったです。登録部分の業務時間が削減できたことにより、その後の審査の時間やカード発行後のお客様とのやり取りに時間が割けるようになりました。

残業時間でまかなっていた部分を時間内に終わらせることができるようになり、従業員の負担も減ったと感じています。

このように年々SmartReadを活用した自動化を進めており、今年も新たな取り組みとして、関連会社の通販のニッセンの会員様の紐づけの作業をOCR×RPAで自動化しました。手作業で月間1,000件行っていた紐づけ作業をSmartRead導入で月間15時間の作業を削減することが出来ました。

また、Tegakiからサービスを利用していますが、SmartReadになってから更に精度が上がっていると実感しております。修正処理も少なくなり、社内の複数の担当者からも「精度が上がった」というお声を複数もらっています。

今後の活用展望について

住民票の読み取りなど、フォーマットの種類が多いものも読み取り出来るようになると、活用の幅が更に広がると考えています。

表抽出の機能は現在ベータ版を利用していますが、今後正式なリリースを期待しています。

また、ハンディスキャナを利用して、コピー機での読み取りが難しい薄い形状の書類のデータ化も検討しています。

使いやすさやサポートには満足しているので、今後もCogent Labsに改善要望があれば連絡を取り合いながら、様々な業務の効率化をしていきたいと思います。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

「人で勝負する銀行」を目指し、復興と地域経済を支え、お客さまに喜ばれ、信頼される人材の育成に力を入れる仙台銀行。地域に根付いて金融サービスを提供する金融機関を取り巻く経営環境が大きく変化する中、仙台銀行では、業務負荷の大きい各種申込書や行内業務における各種書類などの入力作業に着目し、「Tegaki」（※）を活用した業務効率化を推進しています。
今回は、株式会社仙台銀行の以下の方々に、「Tegaki」の導入背景や運用方法、導入後の成果などについてお伺いしました。

株式会社仙台銀行 経営企画部 経営企画課長兼IT企画室長 中村 圭氏
株式会社仙台銀行 経営企画部 IT企画室 三浦 若菜氏
株式会社仙台銀行 個人営業部ローン推進課長 成田 智子氏
株式会社仙台銀行 個人営業部ローン推進課 台丸谷 祐貴氏

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入前に抱いていた課題

— Tegakiの導入を検討されたきっかけについて教えてください。

IT企画室 三浦氏

三浦氏：お客さまから頂戴する申込書や業務における各種書類など、行内には現在も様々な手書き書類が存在しています。これらの入力作業は、相応のマンパワーに依存せざるを得ないことから、業務のスリム化を検討する上で課題となっていました。

特に住宅ローンの事前審査申込書などの入力作業は他の申込書より項目数自体も多く、また案件数自体も多いので、手入力によるデータ化作業はかなりの業務負担となっていました。作業が滞るとお客さまへの審査回答の通知スピードの低下が懸念されていたことから、その課題解決の一手として手書きAI OCRの導入検討を始めました。

— 現場でも負担を感じていらっしゃいましたか？

成田氏：当行では、住宅ローンプラザを本店、泉の2ヵ所に拠点を置き、申込受付業務を行っていますが、「Tegaki」を導入する前は、データの打ち込み作業が基本的に追いついてないような状況でした。業務が停滞しているというストレスもあり、外回り担当の営業職員も含めて現場の負担となっていました。 

読み取り精度での比較判断が難しい中、「Tegaki」の現場でも使いやすい “操作性”に魅力を感じた

— 導入にあたり、他社のサービスと比較検討されたと伺っています。
　最終的に「Tegaki」を選んだ決め手は何だったのでしょうか？

三浦氏：一番の決め手は「操作性」です。そのほかにも、FAXの補正機能や手厚いサポート体制などにも魅力を感じましたが、実際に触れてみて一番印象的だったのは操作性でした。
実際に現場で運用する担当者の中には、もともとパソコンの入力作業を苦手とする者もおり、テンプレートの作り込みなど、あまり複雑な操作が求められると現場の業務が滞ってしまう恐れがありました。そのような中、「Tegaki」はテンプレートの初期設定や読み取りまでの操作が初心者にもわかりやすく、直感的に使えるインターフェースが非常に魅力的でした。

— 読み取り精度についてはいかがでしたか？

経営企画課長兼IT企画室長 中村氏

中村氏：正直、読み取り精度については「精度が高い」という意味で、他社と比較するのが困難でした。精度自体に問題はなかったのですが、それだけでは十分な比較判断が難しかったのです。

そもそも「Tegaki」の導入にあたっては、住宅ローンの事前審査申込書の業務以外にも展開していくことをはじめから想定していました。ですので、汎用的・拡張的に行内で展開を進めやすいかどうかが、導入にあたって重要なテーマでした。

その上で「Tegaki」は操作が容易で、テンプレート作成などの作業を行内で内製化する上で非常に相性が良かったのです。その点は他社との一番の差別化になったと感じています。

導入までの困難

— 導入までにぶつかった困難などはありましたか？

三浦氏：大きく3つあります。1つ目は、住宅ローン事前審査申込書のフォーマット作成です。

「Tegaki」導入前に使用していた従来の申込書では、小さな文字での記入が多く、FAXで潰れてしまうことなどから、認識精度が低くなってしまうという課題がありました。そこでAI OCR用に申込書フォーマットを一新することとなり、コージェントラボさんの営業担当の方と連携しながら、必要のない項目を減らしたり、小さな項目をできるだけ省いたりと、改良を重ねました。その結果、フォーマットを一新してからは精度が飛躍的に向上しました。

— 導入にあたり、帳票のフォーマットの改良にお取り組みいただくケースは最近増えてきています。非常に参考になりますので、他にどんな点を改良されたかお伺いできますか？

三浦氏：以前は、A3の申込書に300もの項目が所狭しと詰まっているような状態で、1つ1つの項目も小さく、認識精度にも影響していました。それを改善するために項目毎に枠線を設けて認識されやすい作りこみを意識したり、電話番号など数字を記入する部分はマスで分けたり、読み取りにくい小数点などはあらかじめフォーマットに記載しておいたりと、色々と工夫しました。

— その結果、項目数に変化はありましたか？

中村氏：もともと300あった項目が247まで減り、結果的に認識精度も向上しました。
住宅ローンの申し込みでは、お客さまのあらゆる情報をお伺いする必要があります。住所・氏名・年齢などの基本情報に加えて、お勤め先や家族構成、資金計画など。したがって、自然と項目は多くなります。それを今までは全て手作業でパンチングしていたので、かなり大変でした。

— オンラインフォームからの申し込みではなく、紙の申込書を使っている理由はありますか？

中村氏：我々がいただく審査案件は、基本的に新築を希望されているお客さまがほとんどです。新築の場合、施主様にフォームへの打ち込みをお願いするよりも、その場で紙に記入してもらい、ハウスメーカー様や建築業者様がFAXや直接持ち込んでいただいたりするほうが、様々な規模の建設業者様がある中で、業務も進めやすいのです。
商習慣的になかなか紙がなくなりにくい領域だと思いますので、その点今までの業務プロセスを変えずに業務効率化を図れるAI OCRとの親和性は高いと感じています。

— なるほど。ほかにぶつかった困難についても教えていただけますでしょうか。

三浦氏：2つ目は、自動審査システムへのデータ連携についてです。

今回、「Tegaki」で申込書の内容を読み取り、出力したあとに、自動審査システムへ連携する必要がありました。従来の業務フローだと、直接審査システムに入力していたのですが、データ化して連携するということで、RPAによって連携させる方法などを検討しました。しかし、自動審査システムが改修されるタイミングと重なったことから、事務効率性を考慮するとマニュアルで審査システムにアップロードするという方法が最適であるという結論にいたりました。

三浦氏：3つ目のセキュリティの安全性ついては、「Tegaki」がクラウドサービスであることから、セキュリティレベルが当行の条件を満たしているどうかのチェックを入念に行いました。セキュリティ対策についての聞き取りや、当行のシステム部署を交えた協議を重ねたうえで最終的に問題ないという結論に至りました。

運用について

— Tegakiをどのようにご活用いただいているか、工程を一つずつ教えてください。

台丸谷氏：以下のようなステップで申込書の処理を行なっています。

1．PDFデータにスキャンし、Tegakiにファイルを移動
2．読み取り結果を確認し一部修正を加え、結果データを出力
3．自動審査システムに結果データを移動

2の修正にかける時間はどんどん減っており、当初よりも読み取り精度が向上していると感じています。

ローン推進課 台丸谷氏

成田氏：申込書の項目数を減らしたのには、はじめの確認にかける工数を削減するという意図もありました。以前のフォーマットだったら、もっと時間がかかっていたと思います。

— 具体的に、どのくらい作業時間が減りましたか？

三浦氏：従来は、1件あたり20分ほどかかっていましたが、ベテランの職員の方に限っては10分程度と、経験値によって作業時間に大きな差がありました。

「Tegaki」を使うようになってからは、1件あたり5分～8分ほど作業時間を短縮することができました。
また、当部署は若手が多く経験年数も浅い職員も在籍していることから、より大きな削減効果が出ています。「Tegaki」を使うことで、業務時間の平準化をはかれたのも非常に効果的でした。

ローン推進課での作業風景

台丸谷氏：現場でも、作業時間はかなり減ったと感じています。導入前は審査書類を見ながら自動審査システムへ入力していたので時間がかかっていましたが、「Tegaki」導入後はその必要がなくなりました。本当に助かっています。

— 運用において、何か工夫されていることはありますか？

台丸谷氏：「Tegaki」を使うと、一度に複数の申込書を一括でデータ化できるため、時間を決めてまとめて作業を行い、効率的な業務を心がけています。

ローン推進課長 成田氏

成田氏：これまでは、案件の担当者が各自空いた時間に作業を進めていくというスタイルでしたが、「Tegaki」の導入によって一人の担当者が時間を決めてまとめてデータ化を行うということが可能になりました。効率性がぐんと上がりましたね。

— 月々の処理枚数について教えてください

台丸谷氏：私が勤める泉住宅ローンプラザでは、月々50件ほど、本店住宅ローンプラザでは100件程度です。旧様式の申込書もまだ送られてきますので、実際に送られてくる件数はもう少しあります。平均50〜70件ほど旧様式で送られてくるので、徐々に新しい様式に移って行ければと思います。

導入効果について

— これまでの導入効果、もしくは目標としている効果について教えてください。

三浦氏：平均して5〜8分程度の作業時間短縮に成功しているので、昨年度の実績で考えると、年間約350時間の業務時間削減が可能です。
作業時間を当初の3分の1程度まで削減したいという当初からの目標がありますので、今後さらに時間短縮を目指していきたいと考えています。

中村氏：他の部署での「Tegaki」活用も始まっています。現状はローン推進課と法人部門の一部にとどまっているので、今後さらに行内の手書き書類の事務効率化に活用すべく、現在業務の洗い出しを進めています。

— 他部署ではどのように「Tegaki」を活用されていらっしゃいますか？

三浦氏：2019年11月より展開を開始した法人部門では、ビジネスマッチング用に記入いただく手書きアンケートのデータ化業務に活用しています。

毎年行うアンケート調査なのですが、法人営業先約3000社にご記入いただくので、手作業でのデータ入力はなかなか骨の折れる作業でした。「Tegaki」を使い始めてからは、業務が大幅に効率化され、そのようなこともなくなりました。

中村氏：このアンケートのデータ化作業は、1度に100件程度まとめて行っています。そもそもデータ入力に使用できるPCが1台のみだったので、非常に時間がかかっていました。それが現在では1件あたりの処理時間が半分になり、とても役に立っています。

—Tegaki導入により、エンドユーザーへの提供価値に変化はありましたか。

成田氏：行内の業務効率化に繋がっているということはもちろんなのですが、業務が滞りなく行えるようになったことで、お客さまへの審査回答もスムーズになってきています。当初は受付から審査結果の回答までに3日かかっていたのが、現在は1日短縮され、2日で審査結果を回答することが可能となりました。住宅ローン審査については、できる限り短期間でご回答することがサービス向上に繋がると考えておりますので、回答までの時間を2/3まで短縮できたことは、満足度の向上に大きく貢献したと思います。

今後について

— 最後に、今後のご活用展望について教えてください。

中村氏：他部署への展開をさらに進めていくことですね。
やはり、極めて単純なルーチンワーク作業に職員の時間を費やすのはナンセンスだなと感じています。法人部門などは、お客さまと接したり、企画を立案したりするための部門なので、こういったルーチンワークにかかる負担をできるだけ取り除き、本来取り組むべき業務に集中できるよう、環境を整備していくことは非常に重要だなと感じています。今後も「Tegaki」とともに行内の業務改革を推進しながら、お客さまに選ばれる銀行を目指していきたいと思います。

紀陽ファイナンシャルグループの一員として、金融システムはもちろん、自治体の行政システムから一般企業向けのITソリューションを提供している紀陽情報システム株式会社。紀陽銀行のDX推進事業を行う中で、独自に開発したAI-OCRシステム「A2D」にてAI OCRサービス「Tegaki」（※）をご活用いただきました。
今回は、ソリューション推進部に所属する須藤様と河本様にお話を伺います。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

紀陽情報システムについて

貴社の事業内容について教えていただけますか？

須藤氏：弊社は、金融機関向けの各種システムの開発や、自治体向けの行政システム、保健所向けの生活衛生情報管理システム、決済サービスの運用やサポートを行っています。最近では、これまでの紀陽銀行向けの経験を活かして、他の金融機関に対してパッケージのカスタマイズ・導入支援・効率化を目指しています。また、一般企業様向けのサービスを開発し、SaaSとして提供しています。

河本氏：それらに加えて、地方銀行の子会社として、地域の活性化のために和歌山や大阪の企業のIT施策のサポートを行っています。

「A2D (Analog to Digital)」開発の経緯

貴社が、「Tegaki」を活用した、手書き申込書AI-OCRシステム「A2D (Analog to Digital)」の開発に至った経緯について教えていただけますか？

須藤氏：紀陽銀行とのキャッシュレス推進事業の一環で、お客様から届く手書きの申込書の問題に取り組めないかというお話をいただきました。弊社としても大きなチャレンジでしたが、プロトタイプでの評価をしたところ、想定以上の成果が出たので、紀陽銀行様から汎用的なサービスに展開できないかというご要望をいただき「A2D」を開発する運びになりました。

河本氏：これまでは紀陽銀行へのサービス提供やその一部をパッケージ化して外販するスキームはありました。外部ソフトウェアということでは、夜間処理やファイル連携でHULFTを使ったりしていますが、APIを利用して外部サービスと即時に連携するということは「Tegaki」が初めてです。紀陽銀行からも注目をいただいています。

紀陽銀行様へのサービス提供に至った背景や、紀陽銀行様がサービス導入前に抱えていた課題について教えてください

須藤氏：紀陽銀行とともにDX推進をしていく中で、個人のお客様に対しては受付窓口にタブレットを置いたり、スマートフォンのアプリを導入することで通帳レスを推進してきました。

一方、法人のお客様に関しては取引先様のご都合もあるので、紙という柔軟なインタフェースを無くすことが困難でした。そのような状況でも、法人のお客様からの郵送やFAXでいただく書類作業をいかに効率化していくのかが課題でした。

「Tegaki」導入の背景と選定理由について

導入にあたり、他社のサービスと比較されたと伺っています。最終的に「Tegaki」を選定いただいた決め手について教えてください。

河本氏：インターネットでAI OCRサービスを調査していた際に「Tegaki」を見つけ、まずはトライアルをさせてもらいました。
AI OCRの認識精度はもちろんですが、お客様のイメージをデータ化するにあたり、そのイメージを削除することについてコントロールできることが利用規約で明確に謳われている点が良かったです。セキュリティの観点から、紀陽銀行への説明も問題ありませんでした。

また、弊社はもともとセゾン情報システムズ様とお付き合いがあり、ファイル転送ソフトのHULFTを活用しているのですが、DataSpiderと「Tegaki」の連携アダプタを使うと開発期間を大幅に短縮できることも、「Tegaki」を選んだ決め手の一つとなりました。

サービス提供における課題やその乗り越え方について

紀陽銀行様へのサービス提供にあたり、ぶつかった壁や困難、またそれをどのように乗り越えたかについて教えていただけますでしょうか？

須藤氏：一見同じに見えるカタカタの「カ」や漢字の「力」などの文字の認識に誤りがあると、その後、人間がチェックする時に、かえって判別しにくくなってしまうことが課題でした。解決にあたって、間違えやすい文字をハイライトして表示するなど、OCRされた後のUIの工夫をしました。

具体的にどのようにUIを工夫されたのでしょうか？

河本氏：画像の認識位置の定義に関して、切り出した部分から文字がはみ出るなど微妙にずれてしまうと、切り出した外の部分がわからなくなってしまいます。そこで、弊社側でユーザーが帳票のどこを見ているかをわかる機能を開発しました。
また、お客様によっては絶対に間違えていけない書類とそうでない書類があるので、確認作業のスピードを上げるために、確信度の設定をする開発も行いました。

実際の活用方法や導入効果について

紀陽銀行様において、「Tegaki」を活用したシステムをどのようにご活用いただいているかを教えてください。

須藤氏：ローンの事前申込審査業務で活用しています。各支店から届けられた申込書をデータ化し、「A2D」にアップロードしてもらいます。その後、データに誤りがないかを確認する際、二段階でチェックを行なっています。最後に、ローンの審査システムに取り込んでもらい、その後の審査へ流れる仕組みになっています。

紀陽銀行様における月々の処理枚数はどれくらいですか？

須藤氏：ローンの審査申込書だけで数百枚程度になります。今後はローンの申込書以外への展開も考えているので、さらに増えると思います。ローンの申込書は項目数も多いので、処理効率は非常に上がっています。

帳票の様式に対する工夫はしましたか？

須藤氏：既存の帳票を変えなくても、問題なく文字が認識できています。一方、帳票改定の際は、ユニバーサルデザインも意識し、記入する方が記入しやすいこと、またOCRも処理しやすいことの両方を意識して対応しています。

紀陽銀行様におけるサービスの導入効果、もしくは目標としている効果についてはいかでしょうか？

須藤氏：具体的な数値目標はなかったですが、従来の時間でより多くの処理をすることが目標でした。そこで人員を最適に配置し、業務を集約して行うことで、より少ない人数で審査業務を行うことができました。

サービス提供により、紀陽銀行様のエンドユーザーへの提供価値に変化はありましたか？

須藤氏：エンドユーザーに対する価値に関しては、おそらく良い意味でも悪い意味でも変わりませんでした。ただお客様に対して従来と同じ高いレベルのサービスを提供し続けながらも、審査業務における人員を削減できたことは大変良かったと思っています。

現在の運用の課題と今後に向けて

現在の運用の課題点などはありますか？

須藤氏：今回、弊社がSaaSサービスの提供が初めてだったので、今後もお客様が使い続けてくださるように、常にサービスを改善していくことが必要だと考えています。大手企業にはない形で、お客様に寄り添った対応ができればと思います。

「Tegaki」やCogent Labsに期待することはありますか？

須藤氏：エンジニアとしての意見ですが、AIの認識精度は他のサービスよりも圧倒的に優れていると思います。今後もコスト以上の価値を提供してくださると嬉しいです。

河本氏：弊社は今後、公共部門のお客様に対しても同様の取り組みを展開したいと考えています。そのため引き続き、新たな取り組みについての情報などを積極的に共有し合えればと思います。

本日は貴重なお時間ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

「一人ひとりの”生きる”を支える」という企業ビジョンを掲げ、 社会に貢献し、お客様から信頼され、選ばれる存在を目指してさまざまな改革を行ってきた朝日生命保険相互会社。 
中でも昨今、ICTの活用による業務効率化を積極的に推進している同社では、キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する、AI OCRサービス『Tegaki』（※）と連携した『AI OCRソリューションCaptureBrain』を導入。業務負荷の大きかった申込書や死亡診断書の入力にも対応し、レイアウトを問わず、手書き文字・数字をデータ化できる体制を構築しました。
今回は、同社の以下5名の方に詳しい背景や選定理由、導入後の効果などについて伺いました。

朝日生命保険相互会社 保険金部 課長 大塚 高史氏
朝日生命保険相互会社 事務企画部 課長 森川 晃久氏
朝日生命保険相互会社 事務企画部 主任 溝口 優貴氏
朝日生命保険相互会社 契約医務部グループリーダー 田中美弥氏
朝日生命保険相互会社 契約医務部 主任 矢尾 美帆氏

本記事は、当社付加価値パートナーのキヤノンマーケティングジャパン株式会社様（Tegaki 付加価値パートナー）のWebサイトからの転載記事です。
出典：https://canon.jp/business/case/other-solution/asahi-life-2

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入背景：手書き文字など、OCR処理できない帳票のデータエントリーが大きな業務負荷に

支社・営業所の業務を見直し、スリム化を図る一方、事務部門についてもAIやRPAを積極的に取り入れるなど、現在、煩雑な保険事務の抜本的な効率化を進めている朝日生命保険相互会社。「手続き時間の短縮や業務負荷の軽減を実現するために、大きな課題となっていたのが紙の帳票からのインプット業務。2017年にキヤノンから『定型・非定型OCRエントリーシステム』を導入し、新契約引受および支払に関する業務を中心に検討を進めてきました」と語るのは契約医務部の田中氏。

課題となっていたOCRが難しい帳票の存在

続けて同部の矢尾氏は「『定型・非定型OCRエントリーシステム』により準定型（自治体 ごとに高さや幅が異なる）・ 手書き帳票以外はすでにOCRにも対応済みの当社でしたが、手書きの申込書は依然として手入力に頼っており、誤入力を防ぐために数人でチェックするなどデータエントリーには一定の時間を要していました。お客様から直筆でご記入いただいた名前や生年月日、申込日などを正確かつ効率的にデータ化することは長年の課題でした」。また、保険金部の大塚氏が語ります。「保険金支払業務では、お客様から提出していただいた死亡保険金請求書と死亡診断書のエントリー作業を手入力で行い、保険金支払査定で必要となる査定票を出力していました。こちらの作業も非常に負担が大きかったのです」。

選定理由：手書き・準定型帳票も高精度で読み取り、コストパフォーマンスの良さにも満足

キヤノン以外にも複数の会社から提案を受けていたという同社。最終的な選定理由については、「帳票の追加やレイアウト変更にも柔軟に対応できたことと、既存エンジンとの連携により帳票レイアウトを問わずにOCRができる体制を、コストを抑えて構築できたことが決め手」、また「これまでOCRが難しかった準定型かつ手書き帳票である死亡診断書に関しても満足のいく読取率を実現できたから」と事務企画部の溝口氏。

先行導入していたシステムの実績が大きな信頼に

「選定にあたっては、新契約部門で先行導入していた『定型・非定型OCRエントリーシステム』もキヤノンの提案であり、その実績に対して非常に高い信頼を感じました。また実際に新契約部門で使用しているシステムを見学し、非常にわかりやすい構成になっていたことも大きかったです」。

導入後の成果：データエントリーの作業効がアップし、手入力によるミスも軽減

査定時間の短縮でお客様満足度も向上

では、導入後の成果としてはどのようなことが挙げられるのでしょう。新契約業務について契約医務部の矢尾氏が語ります。「申込書に記入されている手書き文字・数字を正確かつ 効率的にデータ化できるようになったことで、その後の引受査定業務の効率化はもちろん、 査定結果判明までの時間短縮になるなど、お客様満足度も向上しています。導入当初は一部 業務フローの変更があったため若干の混乱もありましたが、現在は業務も定着し、担当者が スキャン後反映した項目の確認をダブルチェックすることで事務ミスも抑制できています」。 また、保険金支払業務について事務企画部の森川氏が語ります。「今までは保険金査定用のエントリーシステムに1件ずつ書類を見ながら手入力を行っていましたが、必要な情報をピックアップしてテキストデータ化し、疾病名を当社の死因コードに変換するまでの作業が自動化されたことでデータの入力時間を大幅に短縮できました」。

OCRで読み取れなかった情報も簡単に補正できる

「OCR結果と請求書類を照合しやすく画面表示させることで、OCRで読みとれなかった情報も簡単に補正でき、手入力によるミスも減少。また、請求案件の管理を画面上で行えるようになり、ペーパーレス化の推進にもつながりました。総合的に、査定票の入力に関しては作業効率が20%以上向上いたしました」。

今後の展開：テキストデータ化した情報を起点に、将来は自動査定やペーパーレス化も推進

上層部からも高く評価されている同システム

手入力の負荷が軽減され、生産性の向上とともに事務ミス・処理ミスの抑制にもつながると 上層部からも評価されているという今回のシステム導入。今後はテキストデータ化した情報 を起点としてシステム判定などに有効活用し、自動査定や完全なペーパーレス化といった 将来的な構想の基盤になっているといいます。最後に、キヤノンに今後どのようなことを期待しているかを伺いました。「キヤノンの担当者の方にはいつもレスポンスよく対応いただき、丁寧かつ力強いサポートにはシステム部門の社員も感謝しています。制度改定などで帳票の見直しが行われることもありますし、他にも手書きの書類は多くありますので、今後も柔軟に対応いただければと思います」と矢尾氏。

今後はさらに文字の小さい帳票への対応にも期待

また大塚氏は「入院・手術・通院証明書や介護診断書など死亡診断書よりも記載内容が細かく文字が小さい診断書があります。そういったハードルの高い帳票もキヤノンならクリア できると期待しています」と語ります。コロナ禍でオンライン面談、非対面手続が必須となる中、郵送での新契約申込をスタートし、今後もWeb申込や非対面での支払い請求など新たなスキームへの柔軟な対応を検討している同社。OCRの進化が業務改革をより一層加速します。