経理グループでは、月次決算、業績管理、税務、経理DX推進、業務管理、四半期や年次の決算報告、申告関係業務などを行っており、事業の急成長に伴い、請求書の増加への対応が課題とされておりました。今回、増員による解決ではなく、SmartReadの導入により大幅な時間短縮を実現されたというお話をお伺いいたしました。

導入に至った背景

事業の急成長に伴い請求書の確認業務が増大、限られた時間で対応するのが困難に

おかげさまで、タイミー導入の事業者数・事業所数は98,000社以上、230,000拠点以上となっております。（2024年2月時点）また、タイミーのワーカー数は21年末時点の228万人から、2年強で約3.1倍に増加しました。23年10月には600万人を記録。そこから約4ヶ月で100万人増加し、2024年2月に700万人突破に至りました。

事業の急成長はとてもうれしいことですが、一方で担当者1名で7営業日内にすべての請求書の確認業務を目視で行うことに、限界を感じるようになっておりました。

コーポレート本部 経理グループ　川﨑氏

導入の決め手

トライアルで精度の確認ができ、自信を持って社内稟議を通せた

利用していた会計システムにあった機能でAI OCRのことは知ってました。実は1ヶ月ほど、別企業のAI OCRを契約していましたが、精度が悪く読み取りできる枚数が少ないため、他のAI OCRを比較検討しておりました。

6社ほど比較したところ、SmartReadは読み取り枚数が少なくても金額が安く、無料でトライアルができたので、試してみることにしました。

トライアルでSmartReadの精度の確認ができていたので年間契約でも自信を持って社内稟議を通すことができ、導入にいたりました。

導入の課題

読み込み箇所が多かったが、サポートによりスムーズな導入ができた

読み込みのフォーマットの作成について、読み込みの箇所が多かったため、期待通りの出力となるまで複数回試行錯誤を行いました。サポートがあったので、無事に設定することができました。

また、SmartReadを実際に使用するのが別の担当者だったので、テンプレートなど全ての設定を行なった上で引き継ぎました。簡単に引き継ぎを行うことができました。

導入の効果

正確性とスピードが上がり、社内でも良い評価をいただいております

導入時、月に約20時間の工数削減が実現できました。

事業拡大に伴い、現在も処理件数が増加しているため、その効果はさらに大きくなり、月に約30時間以上の工数削減が見込めております。

社内にて、請求書情報を会計帳簿に反映させ、決算を締めるにあたり、正確性とスピードが上がり、とても良い評価をいただいております。

今後の活用展望について

会計処理で利用する帳票（例えば、複雑なフォーマットの見積書など）が自動で正確に読み込みができれば、今後利用できる範囲もさらに拡大できます。

今後も事業拡大は続き、さらなる処理件数の増加が予測され、SmartReadの導入効果はますます大きくなる見込みです。一括の取り込み可能件数が増えれば、作業効率がさらにUPに繋がります。

AIなどを活用した自動フォーマット化、などの期待もしております。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

レンタルスタジオ事業やIT支援事業を展開する株式会社デジタル・クリエイティブ・ネット様では、SmartReadとRPAを活用して請求書処理を完全に自動化し、経理業務の大幅な効率化に成功しています。

どのような仕組みで完全自動化を実現したのか――？その裏側を、バックオフィスの自計化・自動化支援を手掛けるDOA部門のクリエイティブマネージャーの本間様と、DOA部門と自社の労務・財務・税務等を兼務する草間様にお伺いしました。

請求書処理の自動化を目指してAI OCRを導入。しかし・・・

御社では早くから業務自動化に取り組まれているとお聞きしました。

草間様：弊社では約7年前から私が中心となって業務の自動化や効率化を推し進めてきました。

実は私が経理畑の出身で、さらにシステムベンダーに在籍していたこともあり、「経理」×「システム」の両方の知識を活かしながらシステムの構築や自動化を進めてきて、今ではアルバイト含めて6名ほどで会社を運営できる状態になっています。

そんな自社の取り組みが知り合いの企業様の目に留まって、「うちの支援をしてほしい」とご相談いただき、そこからIT支援を事業化してDOA部門も運営しています。

AI OCRに興味を持たれた経緯を教えていただけますか？

草間様：もともと弊社では、基幹システムも会計システムもクラウド化しており、各種申告も電子化していました。受取請求書については、以前はスキャンしてPDF化してから会計システムに手打ちしていましたね。毎月処理する請求書や領収書は勘定科目が基本的に変わらず、金額・日付・明細事項だけを複製してPDFを添付する程度だったので、オンラインスタッフに外注して弊社の人員を割かずとも完結するフローになっていました。

そこからさらに一歩進んで、請求書PDFから会計システムへの入力まで自動化することを目指して、AI OCRの導入を決めました。

マネージャーの本間 翔太様（左）と、オンラインで取材に参加された草間 千恵様（右）

最初は他のAI OCR製品を利用されていたそうですね。

草間様：2021年に初めてAI OCRを導入したのですが、SmartReadではなく他社の製品（以下、製品A）でした。

弊社では請求書を定型文書として読み取っているのですが、製品AのUIが非常に使いづらく、帳票ごとにテンプレートを作る（＝定義）のに何時間もかかっていました。また文書の仕分け機能が高額なオプションメニューだったので利用できず、スキャンするときにまずスキャナーの画面上で20〜30個ある中から該当する定義を選択して、さらにRPAで振り分けをせざるを得ませんでした。定義の選択を間違えたらスキャンからやり直しですし、RPAシナリオがどんどん複雑化してメンテナンス工数が増えていったことから他のAI OCRを探し始めることにしました。

そんなときに、ビッグサイトでの展示会でSmartReadに出会ったんです。

本間様：ブースにふらっと立ち寄っただけだったのですが、SmartReadのデモ画面を見せていただいたら、「UIがすごく分かりやすくて定義も作りやすい！なんだこれは！」って衝撃を受けました（笑）。ただ、SmartReadの正式サービスインの直前に製品Aの契約を更新してしまったので、すぐには導入できなかったんです。

草間様：ただ、最後は私がRPAのメンテナンスの手間に我慢できなくなってしまい、製品Aの契約が残っている状態でSmartReadを導入してもらいました。SmartReadの無償トライアルで自動仕分けを経験してしまったのでもう・・・（笑）

SmartReadの使いやすいUIと、業務フローを考えたプロダクト設計が決め手に

乗り換え検討の際に、SmartRead以外も検討されたのですか？

草間様：自動仕分け機能と、読み取り後のデータエクスポート（CSVかAPI）機能を条件に5〜6製品を検討したと思いますが、最後まで残ったのはSmartReadともう一つ（以下、製品B）ありましたね。

製品Bは読み取り精度が高くて、UIも悪くなかったのですが、料金プランが非常にわかりづらく、やりたいことを全部含めると月10万円を超えそうで、金額が不明瞭なのでやめました。

使いやすさと価格でSmartReadを選んでいただいたということでしょうか？

本間様：やはり定義の作りやすさが一番の決め手でしたね。製品Aのときは自分で作ることもできなかったですから。SmartReadは本当に誰でも簡単に定義を作れるので、必要になったら私自身でもささっと作っちゃう。それぐらいわかりやすいです。

草間様：あと、業務の流れまで考えられたAI OCRはSmartReadだけでしたね。

OCRで読み取ったデータは、その後にシステム等への登録プロセスがありますが、SmartReadの製品資料では、文書処理の一連の流れの中の“ここからここまでを自動化します”としっかり書かれていました。他の製品は識字率と対応帳票しか紹介しておらず、当時そのような言い方をしている製品は他になかったですね。AI OCRを一度使うと、自動仕分け機能や出力（データ連携）の重要さがよく分かりますし、そうした業務の流れを考えられていた点が非常に良かったです。

RPAと自社システムを駆使して仕訳まで自動化

実際にどのような流れで請求書処理を自動化されているかを詳しく教えてください。

草間様：流れとしては次のような形です。人の手が入るのは、仕分け結果と読み取り結果の確認、基幹システム上での登録内容の確認だけで、あとはRPAが裏側で毎日動いています。

1.    スキャナーで定義を選択して帳票をスキャン
 ↓
2.    クラウドストレージの特定のフォルダに自動で保存
↓
3.    SmartReadで自動でタスクが立ち上がり、ファイルをアップロード
↓
4.    自動仕分けが完了すると基幹システムを通して通知が届く
↓
5.    仕分け結果を確認・修正
↓
6.    読み取りを実行し、完了すると同様に通知が届く
↓
7.    読み取り結果の確認完了
↓
8.    読み取り結果を基幹システムに自動で取り込み
↓
9.    基幹システムがCSVの内容を読み取り、テンプレート名に従って勘定科目を下書き登録。クラウドストレージから該当のPDFを取り出し添付。一通り目視で確認して承認
↓
10.    同内容で会計システムにも登録が完了

以前は、スキャナー上に何十件も定義のボタンがあって、帳票の種類ごとに手作業で整理した上で定義を選んでスキャンしていました。SmartReadには自動仕分け機能があるので、今ではフォーマットも大きさもバラバラな帳票を一気にまとめてスキャナーにかけても自動で振り分けてくれるので、とても楽になりました。

テンプレート名で勘定科目を判断している点がキモですね。

草間様：SmartReadでは、書き出したCSV内にテンプレート名が記載されるので、テンプレート名によって勘定科目を判別・登録する仕組みを基幹システムの中に作りました。例えばですが、「領収書_家電量販店」というテンプレート名だったら勘定科目を「消耗品費」にするとかですね。おかげで間違いなく仕訳ができるようになりました。

製品Aのときは、帳票上の会社名を読み取ってそれをもとに自動仕訳しようとしたのですが、社判が重なっていて読み取り精度が悪かったり、全角半角が正確でなかったりして、はじかれるケースが多くて、結局手動で登録する作業が残っていました。

本間様：AI OCRで読み取った結果を使う先の会計の知識が豊富な草間だからこそ構築できたフローだと思いますね。

定義しやすいから、すべての請求書を定型文書として読み取り自動化を実現

請求書は事前定義が不要な準定型文書として読み取るケースが多いですが、御社では定型文書として読み取っているのですね。

草間様：定期的なお取り引きがあればそれは定型文書と言えますからね。

製品Aでは定義のUIが使いづらかったので準定型文書として読み取ってしまうことも多かったのですが、SmartRead導入時に改めて一つひとつ定義し直しました。そんなに種類は多くないだろうと思っていたのですが、意外とたくさんあったので、読み取る箇所を7項目に絞って本間と手分けしながら定義を進めていきました。

ちなみに弊社では、請求書だけでなく納品書や見積書も同様の形で処理しています。帳票のタイトルも読み取るように定義しているので、そこで帳票の種類も自動で振り分けられるようになっています。

本間様：定義を作ること自体が非常に楽になったので、新しい帳票があったら、今後また来るか分からないけどとりあえずテンプレートを作っておこう、という感じですね。

草間様：そうやってテンプレートが増えていって、現在では70種類を超えています。1年に1回の請求書もありますので、仕分けを完全に自動化できるようになったのは最近ですね。使い始めて6ヶ月目です。

SmartReadでは最近、準定型文書として請求書を自動で読み取れるようになりましたが、その場合はテンプレートという概念がなくなるため、現在のフローにはフィットしなさそうですね・・・？

草間様：現在の仕組みだと、テンプレートをまだ作成していない帳票を取り込むと自動仕分けができないので、その時点でテンプレートを作成したりタスクを編集してファイルを再度アップロードする必要があります。

準定型で読み取れるようになったら、自動仕分けができなかった場合はAPIで仕分けエラー結果をダウンロードして、その該当ファイルだけを準定型として再度アップロードして読み取るという自動化フローを組めるので、とてもありがたいですよ。

テンプレート名での正確な仕訳はできませんが、会社名が正確に読み取れれば仕訳できる仕組みも作ってありますし、間違っていても目検で修正すれば良いだけです。定期的に発生する帳票ならあとでテンプレートを作れば次回から標準フローに乗せられます。

弊社のお客様の中には、テンプレートを作るのが手間だと考える企業様もいますので、そういう方にも準定型での読み取りは助かると思いますね。

経理業務時間を90％削減！経理の知識がない人でも正確な処理が可能に

SmartReadの導入前後で、業務時間はどれくらい変わりましたか？

草間様：毎月100〜200枚程度の帳票を処理していますが、すべて手作業で捌いていたのはもう7年以上前ですね。当時は毎日1〜2時間は経理の仕事をしていました。2年前の製品Aのときも、自動処理できなかったものは勘定科目などを手打ちする必要があったので、結局、3日に1回は作業していたと思います。

SmartReadを導入してこの自動化のシステムを作り上げてからは、経理の仕事は月に1日、3時間程度です。スキャンするだけでリアルタイムに経理の数字が記録されていって、月次の作業時にすべて承認するだけで完了します。

また、誰でもできる作業なので経理専属の人員が必要なくなったのが大きいですね。経理を知らない人に勘定科目を覚えてもらうのって結構大変ですし、会社名も表記ゆれが起こって取引先マスターがぐちゃぐちゃになったりしがちですが、今はすべて自動で処理するので間違いも本当に少なくなりました。経理の仕事というイメージをしていなくても経理ができてしまう状態です。

投資対効果はどのように捉えていますか？

本間様：費用対効果は十分にあると思っています。

経理担当者を一人雇用したら、月に数十万円はかかりますよね。RPAや基幹システムにも多少の費用はかかっていますが、せいぜいアルバイト代くらいです。ここまで自動化できていると、社員が手を動かす必要もなく、オンラインスタッフに頼むこともできるので、その点でもさらに人件費を抑えることができています。

属人化がなくなったことで、我々が開発業務に使える時間が大幅に増えたことも大きいですね。

草間様：オンラインで経理が完結できる点もいいですよね。紙も減って、たくさんファイリングしていた棚もすっきりして、仕事のスピードが格段に速くなったなぁとしみじみ感じています。

今後の展望やご要望がありましたらお聞かせください。

草間様：私自身がまだAPIに対応しきれない点が課題として残っています。現在組んでいるRPAだと、管理画面のデザインが変わると動かなくなってしまうので、すべてAPIでできるようにしていきたいと思っています。

本間様：要望としては、レシートも読み取れるようになると嬉しいですね。出張時の経費申請などでコンビニのレシートなども来るんです。今は経費申請システムのOCR機能が向上しているのでそちらに吸収させていますが、できることならすべての帳票をSmartReadで処理できるようになるとありがたいですね。

草間様：業務の流れまで考慮されているAI OCRはSmartReadだけですので、iPaaSなどを使って他のシステムともつながると面白いのでは、と感じています。

経理とシステムの知見を駆使した自動化の創意工夫は大変参考になりました。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

ＪＢグループおよびC＆Cビジネスサービスについて

まずはじめに、ＪＢグループおよびC＆Cビジネスサービスについてご紹介していただけますでしょうか。

ＪＢグループは、情報ソリューション、製品開発製造、シェアード・サービスの3つの事業分野でビジネスを展開し、お客様の経営や業務の課題を解決するためのソリューリョンやサービスにより、最適なITの利活用を推進しています。C&CBSは、ＪＢグループ内の業務の重複を避け、効率のよい運営を目指して、経理財務、人事、総務、業務サービス（業務支援、業務管理）等の各種スタッフ業務をシェアード・サービスとして集約・提供しています。

ＪＢアドバンス・テクノロジー株式会社　浜口様

導入の背景には？

導入の背景について教えていただけますでしょうか？

ＪＢグループ全体のDX推進の方針に基づき、紙の書類が膨大な数にのぼり、マニュアル処理が多くなっていました。なにか効率化できないかというところがきっかけとなり、C&CBSとして2017年下期から業務のDXを推進してきました。10年前には紙の書類をグループ全体で1ヶ月あたり約30万枚も使用していました。これをPDFにすることで、以前の2/3に減少することができました。さらに、1人あたり年間100時間の業務の削減を目標に、業務全体の棚卸しを実施し、問い合わせ対応の時間などの計測、データのアップロード処理の最適化、業務の見直しなどプロセス改善を行いました。すでにその目標は達成し、現在はさらに1人あたり年間50時間の業務削減を新たな目標に掲げ、業務改善を継続しています。その中で、手作業をデジタル化できないかという発想から、経理部門にてRPAを導入し、社内の問い合わせ対応にチャットボットを活用することで業務効率化を図りました。

またJBグループで唯一のメーカーでもあるJBATが、様々なクラウドサービスとAPI連携できる「Qanat Universe」というクラウドプラットフォームを提供しています。そして、JBATがその「Qanat Universe」を使い、高精度に書類をテキストデータ化するAI OCR「Tegaki」を業務システムと連携させることで、ペーパーレスの仕組みを構築していることに着目しました。

C&Cビジネス・サービス株式会社　速水様

運用について

どのように「Tegaki」をご活用頂いておりますでしょうか？

従来は、郵送やFAXで送信されてきた請求書や納期回答書の内容を一つ一つ人による手作業でシステムに入力し、紙を見ながら基幹システムと入力内容に間違いがないかの突合を行っていました。
それに対して、現在は郵送されてきたものはスキャナーでデジタル化し、FAXで送信されたものはインターネットFAXで受信しています。そして様々な製品とAPI連携できる「Qanat Universe」を活用し、「Tegaki」と連携してテキストデータに変換しています。その後、読み取ったデータを2人でチェックし、問題がなければクラウドデータベースであるkintoneに読み取ったデータが自動入力されます。

 

納期回答書を「Tegaki」で読み取った結果のイメージ

導入効果について

「Tegaki」をご活用いただいて、どのような効果がありましたでしょうか？

手作業が無くなったことで正確性がUPし、業務時間を50％削減（1ヶ月あたり27時間削減）するなど業務効率向上につながりました。さらに、クラウドでのデータの確認ができるようになったことで、テレワークでの対応が可能になりました。

今後について

今後の「Tegaki」の活用の展望をお伺いできますでしょうか？

業務のDXを推進することで、全体的な指標は改善されてきています。しかしながら、まだまだ紙の書類が多いため、今後もデジタル化を進めていきたいと考えています。
請求書業務はまだ一部しか対応していないため、今後対応範囲を広げていきたいと考えています。その中で「Tegaki」には、現在のような定型帳票だけでなく、非定型帳票も同じように高い精度で読み取ることができるような先進的で新しい機能の提供を期待しています。