今回はCogent Labsのパートナーとして、「SmartRead（スマートリード）」を活用したサービス『エクセルポコポコAI-OCR』を学校販売店様へ提供されている株式会社Cotona様にお話をお伺いしました。SmartRead導入により、学校販売店様から受け取る注文書入力処理業務を50%削減された事例について詳しくお聞きします。

導入に至った背景

同時期に多くの注文書の手入力作業が発生していた 

当社は、福岡県八女市（やめし）を拠点に活動する学校販売店向けの受注処理サービスを提供する企業です。現在は、地元企業に根ざしたサービスが中心です。この受注処理サービスは、1960年から3代続くスポーツ店の経営を通じて着想を得ました。

顧客の皆様は学校向けにサービスを提供しておりますので、毎年入学準備を行う3月頃に業務が集中します。そのため、ピーク時には月間約1,500件の注文書を手入力で入力処理する必要がありました。このように短期間・短時間でミスができない状況は、入力業務を行う学校販売店スタッフの大きな負担となっていました。

導入の決め手

手書き文字の読み取り精度と帳票の仕訳機能

実は、当初は他社のOCR製品を利用していました。しかしながら、数字と英字などの読み取り精度が低いことや仕分け機能が上手くいかない等の課題がありました。これに対して調整を行うために、Excel関数などを利用してチェックしていました。効率化を考えて他社のOCR製品を探していたところ、Cogent LabsのSmartReadをインターネット検索で見つけました。特に、日本語の手書き文字の読み取り精度が高いという点に興味を惹かれました。

SmartReadを選んだ決め手は2つあります。1つ目は、手書き文字の読み取り精度そのものと、更にその精度を支援する仕組みがあることです。文字種（アルファベット、カタカナ、ひらがな、漢字、数字など）の指定をすることで、更に精度を向上させることが出来る点。2つ目は、帳票の仕分けを行うことが出来る点です。ファイルの仕分け作業が不要になり、この機能は特に気に入っています。

トライアル利用においても製品を十分に検証する時間があり、利用感も問題ありませんでした。

導入の課題

APIを利用した自動化も課題なく、スムーズに進められた

今回、APIを利用した自動化を前提に導入を行いました。Cogent Labsのサポートスタッフ、エンジニアと担当営業に支援いただき、自動化プロセスを検証することができたので特に問題もありませんでした。

こういったソフトウェアサービスだと、どこまでサポートが受けられるか不安がありましたが、レスポンスや対応もよく、サポート体制が充実していました。テキストベースのコミュニケーションで難しい場合は、都度会議を設定していただいていました。

SmartRead APIアプリケーション（エクセルポコポコAI-OCR）

導入の効果

読み取り後の修正もほとんど無くなり、迅速で正確な集計に繋がる

従来は、注文書の集計作業は手作業での入力ミスが多く、その修正にかかる時間やコストが業務効率を大きく阻害していました。SmartReadですと、スキャナーで読み込んだ注文書を読み取るだけで時短と正確な集計が可能となり、読み取り後の修正がほとんど無くなり助かっています。

そして、弊社にこういった集計業務を依頼することで、学校販売店様から顧客にとって重要な「採寸」に時間を割けるようになったと伺っています。

今後の活用展望について

弊社は、今後より多くの学校販売店様をサポートするべく、事業を他地域へ拡大していきたいと考えております。

今後の機能改善として、SmartReadの機能がよりスムーズなファイル処理のために、API機能を拡充して欲しいと考えています。

「エクセルポコポコ AI-OCR」詳細はこちら

左：加来様、右：上島様

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

今回は、会社全体のDX推進の初手としてSmartReadを導入し、全社的な受注業務の最適化に成功したクリロン化成株式会社様にお話をお伺いしました。当初は、FAXでお客様からいただく多くの発注書を手入力で転記されていました。現在は、SmartRead導入により、70%以上の注文書の処理の自動化を進められています。

導入に至った背景

紙の注文書の手入力では受領営業所内でしか処理できず、業務の全体調整が課題に

全国の営業所は、お客様からの受注対応や配送手配の役割も担っています。導入前は、お客様から送られてくる紙の注文書を見ながら手入力でデータ化を行っていました。そのため、営業所ごとに受注することが日常であり、繁忙期であっても営業所間で助け合って受注処理の対応をすることが難しい状況でした。

弊社の当日受付・当日出荷サービスは、お客様に大変満足いただいているサービスです。このサービスを提供するためには、毎日午前中に受信した注文書を処理して、倉庫へ指示をしなければなりません。SmartReadを導入する前は、営業所の事務総出で注文書の受注処理を最優先で進めていました。また、弊社の商品はラインナップが豊富で約500種類以上のサイズがあるため、限られた時間内かつミスをしないことが求められます。事務社員は受注対応や配送手配終了後に昼食休憩を取ることが日常でした。

クリロン化成様では、法人向けにナイロンポリ袋、彊美人（きょうびじん）やシグマチューブといった製品を提供されています。

導入の決め手

「帳票自動仕分け」の機能と精度の高さ、費用対効果から総合的に判断

これまでOCRで注文書をデータ化するというアイデアはあったものの、精度や導入コストの問題で導入が難しい状況でした。しかしながら、昨今のデジタル・トランスフォーメーション（DX）の流れを受けて、社長をリーダーとして業務自動化の重要なテーマとして、注文書の入力を自動化するというプロジェクトを始めることとなりました。

各社のOCR製品／サービスを調査・比較する中で、システムの連携のしやすさを考慮するとSaaSサービスを利用することに決まりました。その中で、文字認識の精度は当然として、お客様から受け取る注文書はそれぞれフォーマットが異なることから、自動的に適切なテンプレートに割り振る「帳票自動仕分け」機能が必須でした。この機能を持つ2製品を比較検討する中で、費用対効果を鑑み、SmartReadを選定しました。

トライアルでSmartReadの高い精度も実感しました。手書きの発注書も多いので、助かっています。

九州営業所 係長 香田氏

導入の課題

業界的にも紙の受注処理が基本だったため、デジタル化への適応やシステムづくりなどすべてが初の試み

社内でも初めてのDX化になり、導入のための準備は多くありました。まず、紙のFAXのデジタル化、得意先毎に異なるフォーマットへの対応、読み取ったデータのシステム連携、そしてOCRを活用した新しい受注ワークフローの確立などです。紙に慣れているメンバーも多く、最初は紙を見ずにチェックを行うことも慣れませんでしたが、全拠点で教育を進めていきました。

前述の通り、業務自動化は社として進めたい重要なプロジェクトでしたので、社長含め現場の事務メンバー、システム開発する技術メンバーが協力し、本運用までたどり着くことができました。

また、お客様から受領する注文書は、向きが一定ではなく、90度回転していたり、上下反転している場合がありますが、SmartReadに仕分け時に画像の向きを補正できる機能を追加いただきました。これにはとても助かっています。

導入の効果

社内のデジタル化が進み、捻出された時間で新規事業へ業務シフト

SmartRead導入直後は、デジタル化自体に慣れが必要でした。しかしながら、現在はデジタル化・OCRによる自動入力のワークフローが当たり前となり、業務効率化の意識が現場に定着しています。この変化は大きいです。営業所をまたいだ全社的な受注業務最適化や新規事業への業務シフトなど、全社的なDX推進の動きにつながっています。今回お話した業務自動化は、その先鋒となっています。

今後は全ての受注管理を自動化できるよう準備を進めています。SmartReadは精度が高いので安心して利用が出来ています。

今後の活用展望について

得意先が増えるたびにテンプレートが必要になるため、同一得意先の表形式のバリエーションへの対応ができれば、適用範囲が拡大できると考えています。

そして、システムの連携をさらに強化して、自動化できる業務の幅を広げていきたいと思っております。

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Cogent Labsは、このようなお客様の課題を解決するために、SmartReadの新バージョンを今年リリースしました。この新バージョンでは、事前にテンプレートを設定することなく、様々なフォーマットの文書を読み取ることが可能です。

2024年5月21日配信のプレスリリース

コージェントラボ、独自生成AIであらゆる業種の非定型文書の読み取りを可能に～異なる書式の文書（請求書や診療明細書等）のデータ化を実現～

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九州営業課 係長  香田氏、東京営業課 係長 吉江氏

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

IT推進部　業務改革チーム様では、顧客情報センターや受注センターなどのユーザー部門と一体となり、業務改善活動の推進または提案、業務効率化に関する検討などがメインの業務となっている。今回、課題となっていたデータ化の委託コストの削減を、SmartReadの導入とRPAやほかのツールとの組み合わせにより大幅なコスト削減を実現されたというお話をお伺いしました。

導入に至った背景

増えていく浄水カートリッジ定期購入のお申込み書のデータ化コストが課題に

弊社は蛇口一体型浄水器を取り扱っております。お客様から浄水カートリッジ定期購入のお申込み書をお送りいただき、ご利用している蛇口に合う型の浄水カートリッジを送付しなければなりません。

そのため、一般的なお客様の情報のほかにも蛇口の品番やご希望の浄水カートリッジのタイプ、どのくらいのサイクルで交換をご希望されているかなどの情報をデータ化する必要があります。

元々はお客様から送られてきたはがきや申込書を登録する際、データ化のため外部委託先に依頼していました。増えていくコストが課題となっており、コスト削減のためAI OCRの導入を検討しました。

導入実績、手書き情報の読込精度の高さ、個人情報の取り扱い等々の観点で、AI OCRツールをインターネットで探しており、その中の一つとしてSmartRead（当時Tegaki）※を知りました。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入の決め手

セキュリティや個人情報の取り扱いについても安心

最終的にはSmartReadと他社製品の２つで検討していました。

セキュリティの観点や契約手続き、また個人情報をクラウド上で保持しない形で運用可能な点、手書き情報の読込精度、これらを比較したときにSmartReadの方がまさっておりました。

また、費用体系が弊社に合っていたなども導入の決め手になりました。

IT推進部 業務改革チーム　山田氏・鳥居氏

導入の課題

使用する文字の種類やフィールド設定の工夫をして読み取り率を向上させました

お客様からのお申し込みなどを受け付ける顧客情報センターでは、お申込ハガキのパターンが多く、うまく振り分けられないことや誤読などがありました。

誤読が多くあった文字については、読み取りパターンを洗い出し、フィールドの文字数ごとで文字の種類を設定するなど、設定を工夫して回避しました。

また、ハウスメーカなどの代理店様からの注文を取りまとめている注文センターでは、注文書は複数のパターンがあり、記載位置が安定しないものがありました。

フィールド設定を単数行読み取りから複数行読み取りに変更することで読み込み率を向上することができました。

導入の効果

データ変換ツールやRPAと組み合わせて利用することで、3,894時間/年の効果を見込む

SmartReadによるデータ化の後工程として、データ変換ツールやRPAと組み合わせて利用することが多いため、単体としての効果ではありませんが、業務全体で合算すると、3,894時間/年の削減効果を見込んでいます。

特に、一番利用している部門からは「SmartReadが利用できなくなると困る。」との声も上がっております。

また、会社全体としてもデジタル化、生産性向上といった方針を掲げていますので、積極的に次の活用も考えています。

IT推進部 業務改革チーム　チームリーダー 谷所氏

今後の活用展望について

お客様の個人情報や注文の情報を扱っている関係もあり、業務上求められる細かさや精度が高いので、人による最終チェックが必要となっています。

この最終チェックが不要なぐらいディテールに拘ってさらに精度を上げていって欲しいと思っています。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。

鈴廣グループ全体の管理部門として役割を担う株式会社鈴廣蒲鉾本店。このたび、店舗での商品受注から出荷までの業務において、独自開発した「店舗宅配システム」に、Cogent LabsのAI OCRサービスの「Tegaki 」（※）をご活用いただきました。
今回は、株式会社鈴廣蒲鉾本店 経営管理チーム 業務改革部 部長の志村様にお話をお伺いしました。

※Cogent LabsのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

株式会社鈴廣蒲鉾本店について

貴社の事業内容を教えてください

鈴廣グループとして、小田原市風祭を拠点に「老舗にして、老舗にあらず」を社是に掲げながら、蒲鉾を中心とした水産練製品の製造や販売をしています。またビールの製造や各種レストラン、博物館の運営もしています。11月15日のかまぼこの日には、弊社の最高級の商品である「はじめ（一）」が販売されるのですが、「一」の題字は、毎年新年に希望を与え世を導いていらっしゃる方々にお願いしています。今回は前向きな世になることを祈念して、サッカー日本代表の長友佑都選手に「一」の字を書していただきました。

事業規模や従業員数を教えてください

現在はグループ全体で従業員約600名の方が働いています。

現在ご担当されている業務内容について教えてください

現在、私は鈴廣蒲鉾本店の業務改革部で部長を務めています。以前、情報システム部と呼ばれていたのですが、現在はシステム開発課、改革推進課、施設技術課の3つの課を統合し、グループ全体の改善管理業務を一気通貫して改善できるように努めています。

導入前の課題と導入背景について

「Tegaki 」導入前に抱いていた課題について教えてください

商品の受注から宅配までの業務負担が課題でした。私は入社以来、業務改善や製造部での出荷業務に携わってきました。弊社は毎年、年末年始の繁忙期になると百貨店への出店や商品の出荷業務で忙しくなるのですが、ピーク時は1日1000件の注文を受けることもあります。

注文を受け商品を出荷する際には、宅配伝票と商品情報のデータを照らし合わせる必要があったり、商品の種別に応じて伝票の仕分けも手で行なっていました。特に忙しい時は、出荷のために夜中まで残業をして対応する日もありました。

「Tegaki」の導入を検討されたきっかけについて教えてください

業務改善にあたり、まず手書きの申込書を無くそうと考え、5年前にタブレットの導入を行いました。しかし、（タブレットに不慣れということもあり）多くのお客様が申込書を手書きで記入することが多く、手書きの申込書をデータ化する方針を決めました。当初は業務を外注しようと考えたのですが、費用が高額であったため弊社でのデータ化を考え、AI OCR製品の導入を検討しました。

どのようにして「Tegaki」を知っていただいたのか、教えてください

AI OCR製品の導入にあたり、当時お付き合いのあったベンダーさんから「Tegaki」について教えてもらいました。

他の製品も検討していましたか？「Tegaki」をお選びいただいた決め手について教えてください

他にも2-3社の製品を検討しました。比較の際は、社内モニター約50名の方に3枚ずつ申し込み用紙に自由に記入してもらい、各製品の識字率を検証しました。結果として、識字率が高いことやAPIの連携が良かったことから「Tegaki」を選択しました。

導入までにぶつかった困難、そしてその困難をどう乗り越えたかについて教えてください

接客中に申込書の処理をするために、いかにお客様をお待たせしないようにするかが課題でした。接客中はお客様をお待たせしないことが基本ですが、処理には1枚あたり20秒程度の時間が必要でした。そのため処理の最中に商品登録や精算を行うことで、お客様の待ち時間を短くできるように工夫しました。

運用について

「Tegaki」をどのようにご活用いただいているか、工程を一つずつ教えてください

これまでの業務フローでは、店舗でお客様に宅配伝票を記入してもらって精算した後、弊社でお客様の情報を専用用紙に転記し、伝票と用紙を本社へ横持ちしていました。本社では繁忙期になると入力センターに伝票と用紙を送付し、そこでお客様の情報をシステムに登録して日別管理を行います。その後、製造部に送られて伝票の仕分け、ピッキングや検品、最後に出荷という流れになっていました。

今回「Tegaki」の導入によって、お客様の宅配伝票の記入、弊社での専用用紙の転記、伝票と専門用紙の横持ち、製造部での伝票の仕分けの工程が削減されました。

これによって、お客様が商品を購入する際には、伝票ではなく新たに作成した申込書に記入してもらい、従業員が接客中にスキャニングをし、処理を待っている間にお客様の商品登録や精算を行なっています。そのため弊社内にてお客様情報のデータ化や、製造部で伝票の発行、ピッキングや検品、出荷業務を行なっています。

運用において、何か工夫されていることがあれば教えてください

識字率を高めるために、帳票に関する業務を行なうメディア事業部と協働して申込用紙の必要項目を考えたり、項目の枠をできるだけ大きくしました。

加えて、筆記用具別に鉛筆、万年筆、ボールペンの識字率検証も行いました。複数のボールペンを購入して評価した中から一番書きやすいと感じた0.38mmのペンを全店舗に配置しました。

月々の処理枚数について教えてください

お歳暮などの繁忙期とそうでない時期があるので一概には言えませんが、年間にすると56,000枚の申込書を処理しています。やはり繁忙期はお歳暮の季節ですね。

導入後の率直なご感想をお聞かせください

正直、当初は「Tegaki」を活用した新しいシステムを導入するにあたり、社内での反対意見も多かったのですが、導入からしばらく立つと、従業員の方から「業務の負担が軽減された」、「接客に集中できる」など評価を頂くことができて良かったです。

導入効果について

これまでの導入効果、もしくは目標としている効果について教えてください

導入効果としては、①お客様のサービス向上や接客集中、②配送までの業務負担の軽減、③受注や出荷情報のリアルタイム化が可能になりました。申込書のデジタル化により、お客様の情報が登録できたことでDM（ダイレクトメール）やメルマガ（メールマガジン）を発信できるようになりました。また店舗での出荷業務の作業を削減することができ、よりお客様への接客に集中できるようにもなりました。発送までの業務に関しては、これまで繁忙期には注文から配送までに中3日の時間がかかっていましたが、当日出荷が可能になりました。加えて、受注や出荷業務の状況が可視化されたので、従業員も目の前の業務に、より集中していると思います。

現在の運用の課題点を教えてください

従業員に対して申込書を処理するための操作教育が必要な点ですね。従業員の中には、お客様の前だと緊張して操作ミスをしてしまう方もおります。そのため、現在はデモ用紙で実際に従業員が作業をする練習の場としてモデルケースを作っており、一連の処理時間の目安を2分にしています。2分を超える従業員に対しては、再教育の機会を設けています。また店舗により処理のノウハウが違ったりするので、各店舗の意見を集めて最適なマニュアルを作成しています。さらには報奨制度で従業員にインセンティブを与えることで、従業員に前向きに取り組んでもらえるように努めています。

今後について

今後のご活用展望について教えてください。特に「Tegaki」に足りない部分、（例えばこういう機能があれば、より活用したいといったこと）がございましたら、教えて下さい

コストに関することですが、より細かい料金設定があると良いと思いました。具体的には、枚数に応じた料金プランがあると助かると思います。

「Tegaki」やCogent Labsに期待することを教えてください。

現在、自社のお客様が60代以上のお客様がメインなので、手書きによる申込書の記入がスタンダードになっています。しかし、今後は伝票に手書きをする文化が無くなり、デジタルデバイスでの情報入力が増えてくると思います。その際に、貴社がどのようなご提案をしてくれるのかに期待しています。弊社がタブレットを導入した際には、70代以上の方はあまり使わなかったので時期尚早な印象を受けました。ぜひ貴社には時代のニーズに合致したサービス提供を今後とも期待したいです。

2019年に「Tegaki」（※）をご導入いただいたワタベウェディング株式会社。同社の主力事業は国内・海外での挙式サービスを提供する「リゾ婚」ですが、現在「Tegaki」をお使いいただいている着物のレンタル事業は、もともと同社の祖業であり、創業期における同社の発展を支えました。
今回は、「Tegaki」導入を企画・主導いただいたワタベウェディング株式会社の田村氏と、実際に現場で「Tegaki」をご活用いただいている越前氏に、導入の背景や効果についてお話をお伺いしました。

・ワタベウェディング株式会社 経営企画部 兼 システム統括部 担当マネージャー　田村 健一氏
・ワタベウェディング株式会社 スタジオ営業部アニバーサリー営業グループ 係長　越前 多恵子氏

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入に至った背景

Tegakiをご導入いただいた背景について教えてください

ワタベウェディング アニバーサリーサロン 京都店の様子

越前氏：「Tegaki」を導入したのは、成人式や卒業式などで着る袴や振袖の申込書のデータ化業務です。毎年提携している大学にて着物の展示会を行い、紙の申込書を通じてその場で申込を受け付けていますが、手作業でのデータ入力作業の効率化がなかなか進まず、システム統括部へ相談をしたことが「Tegaki」導入のきっかけでした。

田村氏：「Tegaki」導入前は、展示会場でお客様からのお申込を受け付けた後、請求書を発行するために自社システムに申込書データを手入力で打ち込み、さらにエクセルの顧客台帳にも同じ申込書データを手入力するというオペレーションで処理を行っていたため、二重でデータ入力作業が発生していました。この方法で、年間約2300~2500件ほどの申込を2名体制で対応しており、1件1件入念に目検でのチェック作業も行うため、かなりの業務負担につながっていました。

検討から導入まで

他社サービスとの比較検討の結果、「Tegaki」をご導入いただいた決め手を教えてください

経営企画部 兼システム統括部 担当マネージャー　田村 健一氏

田村氏：比較検討を行った他社様は簡易的な操作説明がメインだったのに対し、コージェントラボさんの場合は、担当の方に課題のヒヤリングや具体的な解決方法のアドバイスなどを親身に行っていただきました。ですので、手厚いサポート体制に安心感を感じられたことが一番の決め手です。また、機能面でも「Tegaki」は帳票定義などのツールの使い勝手が良く、サービスの良さとプロダクトの良さの両面から総合的な判断をした結果、「Tegaki」の導入に至りました。

そもそも、展示会場で申込を受け付ける媒体をタブレットなどに変更することも検討されたのでしょうか？

田村氏：はい、申込媒体そのものをデジタル化することも検討しました。しかし、タブレットを活用した場合、お客様の細かなご要望1つ1つを記録するのに時間がかかり、お客様対応のオペレーションが返って滞ってしまうことがわかり、紙媒体はそのままで、当社側のオペレーションを変革することに注力しました。

スタジオ営業部アニバーサリー営業グループ 係長　越前 多恵子氏

越前様：会場に申込の列ができ、1人1人のお客様対応に時間がかかってしまうと、列に並んでいる途中で帰られてしまうお客様もいらっしゃいます。紙の場合だと、列に並んでいる間に申込書への記入をお願いすることも可能なので、オペレーション全体の効率を考え、紙の申込書を引き続き活用することにしました。

データ入力作業を外部のBPOベンダーへ委託することもご検討されていたとお伺いしました。

田村氏：申込書に記載されている内容をそのままデータ化するのであればBPOに委託することも可能でしたが、申込書に記載された内容そのものに誤りがあるケースもあり、申込書ごとに内容の整合性の判断を行う必要があったため、外部委託は難しいと判断しました。

越前氏：「この型番だとこの品名は間違っている」など、我々現場の者しか判断できないような修正確認作業が入ってくるので、自社で責任を持って申込の内容確認を行う方法を取りました。

申込書のフォーマットを大幅に改善したことで、精度が向上

運用にあたり、ぶつかった困難はありますか？

田村氏：Tegaki導入当初は申込書のフォーマットが計5種類あり、どれもOCR処理には不向きのフォーマットでした。そもそも、全て手打ちでデータ入力していたこともあり、フォーマットを統一するということに対してあまりこだわりがなかったというのも事実です。

しかし、フォーマットによって読取精度にばらつきがあったり、現場のスタッフによって記入方法が違う項目があったことなどがデータ化作業の効率化を妨げる要因となっていたため、申込書のフォーマットをAI-OCRフレンドリーな仕様に改善することにしました。

フォーマット改善にあたってはコージェントさんから帳票改善案をご提案いただき、細かくアドバイスをいただきました。

改善後のフォーマットでは、全ての項目を1枚に集約・統合し、メモ書きのように帳票の空いたスペースにスタッフが記入をしないよう、様々な工夫を凝らしました。「持参」のことを、「自前」「ご自前」「お持ち込み」などと複数の表現があるケースもありましたが、フリー記述の項目をなるべく減らして、チェック項目に置き換えるなどの対応を行いました。

結果、フォーマット改善後は読取精度が平均して9割以上となり、修正箇所も大幅に減りました。

実際の運用はどのようなフローで行っていますか？

田村氏：上記のようなフローで行っています。Tegakiでの読み取り結果をExcelに抽出した後は、Excelの最終シートに値貼付けすると関数で自動で台帳に自動反映されるようになっています。その後は、Asteriaを通じて自社システムにデータを連携し、請求書発行用データを自動生成するという流れです。

「Tegaki」導入後、作業時間が半分以下に

導入効果についてお聞かせください

越前氏：導入前は、申込数が30件程度の学校を1人が1日かけて3校ほど対応できるくらいのスピード感でしたが、「Tegaki」を活用し始めてからは他の事務作業と同時並行で、3~4時間で5~6校ほど対応できるようになりました。

以前は、自社システムへの登録とエクセルへのデータ入力にそれぞれ5分程度、計10分ほどの時間がかかっていましたが、「Tegaki」を使った場合は読み取りから修正まで5分程度と、作業時間が半減しました。これに加えて、自社システムへのデータ連携などで効率化された時間を考慮すると、従来に比べ半分以上作業時間を短縮することに成功しています。

今後の活用展望について

最後に、今後の活用展望を教えてください

越前氏：「Tegaki」の活用とフォーマットの改善によって、現場の作業負担は大幅に軽減された実感があります。AIの精度の高さに驚いていますし、今後も「Tegaki」を活用することでお客様と向き合う時間を増やし、一生に一度の晴れ舞台のご支援をして参りたいと思います。

田村氏：着物レンタルの申込書処理業務で得られたノウハウを今後は他の業務にも活かしていきたいと考えています。具体的には、クリーニング事業で発生する紙の帳票の読み取りに「Tegaki」を活用する予定で、今後も紙が介在する業務では積極的に「Tegaki」を有効活用し、作業の効率化を実現していきたいと思っています。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。