AI OCR導入により、新型コロナ対策の緊急給付金給付を迅速交付、残業時間もほぼゼロに

基幹産業であるものづくりを支える中小企業のサポート機関として、「八尾市立中小企業サポートセンター」があり、中小企業の抱える技術的相談や補助金などの課題に対して、公的支援を行っています。
今回、新型コロナウィルスの拡大を受けて本年5月に決定した「八尾市事業者サポート給付金」業務において、「Tegaki」（※）を導入いただいた八尾市及びシステム開発にあたった株式会社ノベルワークスの以下の方々に導入の背景や効果についてお話をお伺いしました。

・八尾市役所 経済環境部 産業政策課 ものづくり・あきない支援室　中谷 優希氏
・株式会社ノベルワークス　満村 聡氏

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入に至った背景

「Tegaki」をご導入頂いた背景について教えてください

八尾市役所 経済環境部 産業政策課 ものづくり・あきない支援室　中谷 優希氏

中谷氏：Tegaki導入のきっかけとなったのは、八尾市が同時期に受付を行っていた新型コロナウイルス感染症に関連する融資制度の保証認定の申請が従来の7倍から8倍と爆発的に急増し、その申請書をデータ化するのに職員やアルバイトの残業時間が大幅に増加していたことです。また、ほかの自治体でも給付金関連の事務で職員の残業時間が増加していると話題になっていました。そこで、当初は郵送申請を予定しておりましたが、申請内容をデータ化するのに膨大な時間を要するためオンライン申請を検討し、それに合わせてOCR機能を用いることで、郵送による申請に対しても迅速に効率化できるのではないかと考えました。

導入前の課題について

Tegaki導入前に抱いていた課題について教えてください

中谷氏：当初予定していた郵送申請では、紙ベースの申請内容をExcelに人手で転記し、データ化する想定でした。そのデータ化に膨大な時間を要するという問題点を解決する必要がありました。

日本語の読み取り精度の高さ、APIの使いやすさで「Tegaki」を選定

「Tegaki」導入の決め手を教えてください

株式会社ノベルワークス　満村 聡氏

満村氏：日本語の認識精度という意味で、「Tegaki」が一歩抜きん出ているという点や使いやすいAPIによるシステム連携のしやすさ、さらに従量課金などのクラウドネイティブともいえるサービス形態が今の時代に即しており、お客様にとってもメリットが大きいと考えました。手書きの申請書をOCRという話を聞いた時に、このような点から「Tegaki」の導入を勧めました。

実際の運用方法

実際の運用の流れについて教えてください

中谷氏：「Tegaki」は、郵送で届いた申請書のデータ化に用いております。
郵送で届いた申請書を複合機などで読み取り、PDF化します。そして、そのPDFデータを審査システム内に取り込む際にデータ化するために「Tegaki」を活用しています。データ化した後、申請内容を審査システム上で審査を行い、問題なければ給付という流れになります。

「Tegaki」の読み取り結果の確認はどのように行っていますか？

満村氏：「Tegaki」で読み取り、システムに登録されたデータとスキャンした申請書のPDFの内容を目視確認するという形にしました。従来の人手によるデータ化のプロセスを「Tegaki」によるデータ化に置き換え、従来行っていた通常の郵送申請による内容の確認と同じようなワークフローで行えるようにしています。

「Tegaki」の運用において、何か工夫されていることはありますか？

満村氏：申請書のフォーマットを作るタイミングからOCRを用いてデータ化することを念頭に、幅等を広めにとるようにするなどの調整を行っていることが最大のポイントだと思います。例えば下線だけ引かれていて、枠がないようなものだと様々なことを記載される可能性が出てきます。そのような可能性を最小化するために、枠内からはみ出さず、きちんと決まった記載内容が入るような申請書をデザインしていただきました。

今回の給付金申請ではどれくらいの申請書を「Tegaki」で処理されたのでしょうか？

中谷氏：（2020年9月末の取材時点で）申請件数は約2千件です。そのうち、6割程度が郵送申請でした。約1200枚を3ヶ月程度で処理しました。

「Tegaki」により、データ化にかかる時間が低減し、残業がほぼゼロに！

 導入効果について教えて下さい

中谷氏：何よりもこのような緊急事態でいかに早く必要としている事業者の方に給付金を給付できるかということが重要となります。2020年6月17日から給付金の申請受付を開始しましたが、翌週の金曜日くらいには第1弾の給付を行うなど、非常に迅速に給付金の給付も実施できています。「Tegaki」がなければ、このような迅速な給付は不可能でした。また本給付金手続きを行う事務局は5人体制でしたが、「Tegaki」の導入により、申請内容のデータ化にかかる時間が大幅に削減され、申請内容の審査に大きく注力し、審査の精度をあげることができ、担当者の残業時間がほぼゼロ近くまで削減できたというのも、大きな効果です。

さらにこの給付金業務は新型コロナウィルスに対する対応という突発的な業務になり、本来の業務に追加されたものになります。そのような中で、「Tegaki」により、本来の業務への影響を最小限に抑え、残業せずに迅速に給付を行うことができたのは大きな成果と言えます。

ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。