スマートリードの活用

スマートリードは、納税通知書や課税明細書の読み取り機能を使用し、自動でデジタル化します。また、文書の向きや歪みを自動補正する機能により、正確なデータを取得します。読み取ったデータはAPIを通じて既存システムと連携し、業務プロセスを自動化します。

解決すべき課題

顧客企業に派遣しているスタッフの勤務時間管理において、毎日処理する必要のある月1万枚以上の勤怠管理表の紙の仕分けと手入力作業が発生し、業務を大幅に圧迫していました。この処理のために、勤怠管理表のPDF保存に1名が毎日4時間で年間1,460時間、入力処理業務が1人あたり毎月42時間で8名で年間4,032時間、全体で年間5,492時間の業務が発生。社員の残業時間は1人月40時間を要していました。

活用方法

紙の勤怠管理表をスキャンし、AI OCRで仕分け・データ化。さらにRPAと連携することで、紙がある場所のみでの処理が不要となり、複数拠点や在宅勤務で処理が可能な体制を構築しました。

業務効率化

1名で月約122時間発生していたFAXで届く紙の勤怠管理表処理は月約61時間に削減。月8名で1人につき月42時間発生していた入力処理業務は月20時間で処理可能に。この結果、社員1人あたり40時間発生していた残業も10時間に大幅に減少。請求書の発行は5営業日から4営業日に短縮。派遣先企業への請求書の訂正件数も50%以上の削減を実現し、お客様にもよりよいサービスを提供できるようになりました。

例として、入会申込書の登録作業は月80時間→35時間へ、また口座振替依頼書処理では業務効率が 250 %改善 され、月15時間の作業を削減。

解決すべき課題

手書き申込書や口座振替依頼書の手入力・チェック業務が膨大となり、お客様へのサービス開始までのリードタイムが長くなっていた。さらに残業発生や負荷増加も課題となっていた。

活用方法

入会申込書や口座振替依頼書をAI OCRでデータ化し、RPAと連携して自動登録・チェックを実行。加えて、会員紐づけ作業などもOCR×RPAで自動化し、複数部門での業務に展開。

業務効率化

手入力や転記を大幅に削減し、複数の部門で月合計75時間超の時間を削減。従来残業で対応していた業務を標準時間内に処理可能となり、社員の負荷軽減と迅速なサービス提供を両立。