デジタル化の意味とは？今求められる理由やメリット、オススメの取り組みを解説

私たちの日常生活の様々なものにおいてデジタル化が進んでいますが、ビジネスの世界でもデジタル化の波が一気に押し寄せています。

時代の流れもありますが、ターニングポイントとなったのはやはり新型コロナウイルスの感染拡大でしょう。企業はこれまでのビジネスモデルや業務プロセスの変革を求められ、デジタル化はあらゆる企業が取り組むべきテーマとなっています。

本記事では、そもそもデジタル化とは？という基本から、今取り組むべき理由、何から始めれば良いのか、などを順を追ってご紹介していきます。

「デジタル化」の意味

「デジタル化」を端的に説明すると、情報や業務プロセスをアナログからデジタルに変換することを意味しますが、日本語の「デジタル化」という言葉には、英語の「digitization（デジタイゼーション）」と「digitalization（デジタライゼーション）」の2つの意味が含まれています。1文字しか違わないこの2つの言葉ですが、その意味することは大きく異なります。それぞれを正しく理解しておくことで、デジタル化という言葉に対する理解がより深まるでしょう。

デジタイゼーション（digitization）とは？

「デジタイゼーション」とは、アナログ状態の情報やデータをデジタル形式に変換することです。例えば、紙に印刷された写真をスキャンして画像データ化したり、紙のレポートをスキャンしてPDFデータにすることがこれに該当します。つまり、情報やデータの中身そのものは変わっておらず、単純にその形態がアナログからデジタルに変わることを意味します。

デジタイゼーションによって情報やデータの検索性が高まったり、プロセスを自動化できるといったメリットがありますが、それを活用してさらに何かを最適化したり、改善したりすることまでは求められません。

デジタライゼーション（digitalization）とは？

一方「デジタライゼーション」は、デジタイゼーションから一歩先に進み、デジタル情報技術を活用して、既存ビジネスにおける業務プロセスを改めて見直し、再考することを指します。単に情報をデジタルに変換するだけでなく、それを活用して業務プロセスを効率化したり、生産性を向上させたり、より良い意思決定を行うことがデジタライゼーションなのです。

「デジタル化」の意味を理解した上で取り組もう

より分かりやすくするために、具体例も含めて下の表のように整理してみました。これを見れば、デジタイゼーションとデジタライゼーションの違いは一目瞭然でしょう。

以上のように、デジタル化という言葉はデジタイゼーションとデジタライゼーションという2つの意味を含むため、「デジタル化を推進しよう」という掛け声だけでは人や企業によって解釈が異なり、足並みが揃わなくなってしまいます。自社の状況や課題、デジタル化の目的をしっかり整理した上で、取り組むべき施策を明確にし、優先順位をつけて進めていくことが重要です。

なお、DX（デジタルトランスフォーメーション）は、デジタライゼーションからさらに進み、デジタル技術を使ってビジネスそのものを再構築したり、新たなビジネスモデルを生み出すことを意味します。DXについてはまた別の記事で詳しくご紹介したいと思います。

今こそ、デジタル化が求められている理由

「デジタル化」の意味をご理解いただけかと思いますが、ではなぜ今ここまでデジタル化への関心が集まっているのでしょうか？続いては、企業がデジタル化を求められる主な理由を解説します。

ウィズコロナ（ポストコロナ）社会に対応するため

新型コロナウイルス感染拡大時、人々は行動を制限され、企業もリモートワークへの対応を迫られました。コロナとの付き合い方がわかってきた現在は、以前の事業活動や働き方に戻りつつありますが、リモートワークという働き方は今後も続いていくと考えられます。

またこのグローバル時代に、新たなパンデミックがいつまた起こるか誰にも予測できません。

そのため、企業はリモートワークでも滞りなく業務が遂行されるよう、デジタル環境の整備が求められています。紙の書類をデジタル化して自宅からでもアクセスできるようにしたり、ペーパーレスを推進したり、あるいはチャットシステムやオンライン営業ツールのようなコミュニケーションツールの導入も必要です。

業務効率化を図ることで労働力不足という課題を解消するため

日本社会は少子高齢化を背景に、労働人口の減少という大きな社会課題を抱えています。企業は今後ますます人材確保が難しくなると予想されるため、十分ではない人員でも事業が安定運営できる体制を整える必要性が高まっています。

そこで取り組むべきなのが、デジタル化（デジタライゼーション）による業務効率化です。社内の様々な業務プロセスをデジタル化することで、そこにかかる人員工数を削減したり、業務スピードを向上させることができます。

生産性を向上させ、デジタル社会における競争力を高めるため

企業が競争市場で生き抜いていくためには、それまでのやり方に囚われず、環境変化に合わせて柔軟に適応していくことが不可欠です。あらゆるものがデジタル化するこれからの時代、デジタルをうまく活用して事業を進化させたり、新たな販路を開拓するなど、新たな価値を生み出すことができない企業はあっという間に取り残されてしまうでしょう。

ここから始めよう！デジタル化への道

デジタル化に取り組む必要性を理解したところで、一体どこから手を付けるべきなのでしょうか？企業によって状況は様々なため、答えは一つではありませんが、経済産業省による｢DXレポート2」では、DXの加速に向けて企業が直ちに取り組むべきアクションとして次の4つを挙げています。

① 業務環境のオンライン化
② 業務プロセスのデジタル化
③ 従業員の安全・健康管理のデジタル化
④ 顧客接点のデジタル化

上記それぞれにおいて、比較的始めやすい取り組みをいくつかご紹介します。

① 業務環境のオンライン化

リモートワークをはじめとする多様な働き方に対応するためにも、業務環境のオンライン化を進める必要があります。

最近では、勤怠管理ツールやチャットツール、オンライン会議システム、クラウドサーバーなど、様々なサービスが提供されており、これらを活用することで様々な業務をオンラインで遂行できるようになります。

② 業務プロセスのデジタル化

従来アナログで行ってきた様々な業務プロセスをデジタル化する方法としては、OCRを活用したデータ化、電子契約の導入、インターネットバンキング、RPA（ロボット）を使った自動化などが挙げられます。

OCRとは、紙に印刷された文字や、画像内の文字を読み取り、テキストデータ化する技術で、これまで人が紙を見ながらキーボードを使って手入力してきたプロセスを代替することができます。業務効率が大きく向上するだけでなく、OCRを使うことでその後の「デジタライゼーション」や「DX」を推進しやすくなります。

 ③ 従業員の安全・健康管理のデジタル化

従業員の安全や健康管理をデジタル化する方法として、DXレポートでは下記のような例が示されています。

• 活動量計等を用いた現場作業員の安全・健康管理
• 人流の可視化による安心・安全かつ効率的な労働環境の整備
• パルス調査ツールを用いた従業員の不調・異常の早期発見

④ 顧客接点のデジタル化

今では多くの消費者はオンラインショッピングを日常的に利用しており、企業はECサイトを立ち上げたり、ECプラットフォームに出店することで、新たな顧客獲得の機会を増やすことができます。

またBtoBビジネスにおいてもECの開設が増えてきています。従来の電話やFAXでの受発注から卒業してECに移行することで、受発注業務が効率化されるだけでなく、顧客の利便性も向上するでしょう。

デジタル化への第一歩に次世代AI OCR「SmartRead」

企業がデジタル化を進めるには従来の方法を変える必要があり、一定の時間やコストがかかりますし、これまでの方法に慣れ親しんだ従業員から反発を受ける可能性もあります。しかし、企業の存続・発展のためにデジタル化は避けては通れないと覚悟を決めて、できるところから一歩ずつでも進めていくことが重要です。

そのファーストステップとして、DXレポートの業務プロセスのデジタル化の1つ目にも挙げられている「OCRの活用」から始めてみてはいかがでしょうか？現在、各社から様々なOCRサービスが提供されていますが、おすすめなのが、高機能な上に誰にでも使いやすい次世代AI OCRサービス「SmartRead」です。

通常のOCR／AI OCRサービスの域を超え、AIが様々なタイプの文書の内容を自動で認識して仕分けから読み取り、任意の形式でのデータ出力まで一気通貫で任せることができます。手軽に使えるクラウドサービスのほか、セキュアな閉塞環境に導入できるオンプレミス型も提供されています。様々な文書に対応しているため、全社的なデジタル化を目指す上でも最適なサービスと言えます。ご興味をお持ちいただけましたらぜひお気軽にご相談ください。